بحث هذه المدونة الإلكترونية

جارٍ التحميل...

السبت، 29 مارس، 2014

تعزيز إنجازاتك فى العمل



إذا أمعنت النظر إلى الأشخاص الذين ينجزون الكثير في حياتهم، ستجد أن الحياة التي يعيشونها هادئة نوعا ما. وبالطبع، يكون لديهم الكثير من الأمور الواجب إنجازها في وقت قصير.

ومن المؤكد أن عليهم التعامل مع الأشياء غير المتوقع حدوثها طوال الوقت، مثل: أزمة مع عميل، صعوبات الطقس، مشكلات تقنية غير متوقعة، لكنهم لا يجعلون حياتهم أصعب مما هي عليه في الأحوال جميعها، كما يحاولون ألا يتركوا الأشياء للحظ فقط.

ومن المؤكد أننا جميعا نرغب في الاقتداء بهم، من أجل إنجاز الكثير بالقليل من التوتر والقلق، على أمل أن نصبح أكثر نجاحا في تحقيق ما نرغب. إليكم 4 أفكار عليكم تطبيقها بهذا الشأن:

1- كن مدبرا وذكيا: إذا كنت تعلم أن الوصول إلى المطار والانتهاء من الإجراءات الأمنية سيستغرق 75 دقيقة، لا تترك لنفسك 70 دقيقة للوصول إلى البوابة. وبالمثل، فإذا كنت على علم بأن يوم غد سيكون عصيبا، لم لا تنظم أمورك اليوم على أكبر قدر ممكن، مثل: الرد على الرسائل الإلكترونية، والتأكد من أن كل الملفات التي ستحتاجها غدا- الورقية وعلى جهاز الكمبيوتر- يمكن الوصول إليها بسهولة، فمن المحتمل أنك ستواجه بعض المعوقات في ذلك اليوم. لذلك، لا تترك الأمور معلقة إلى اللحظة الأخيرة.

2- قوائم المهام: بإمكانك إقناع نفسك بأنك تستطيع تذكر كل شيء، وهو أمر مجهد، لكنك لن تستطيع حتما. لذلك قم بعمل قائمة بالأمور الواجب عليك فعلها، واتبعها لتسهيل حياتك.

- المندوب: ستصبح حياتك أبسط إذا تمكنت من إحضار مندوب يقوم بالمهام عنك. وفي حال كانت هذه المهام أمور لا تبرع فيها أيضا، تكون بذلك قد أبعدت عنك التوتر أيضا.

- خصص وقتا للتفكير: قد يقودك التعرض للتوتر المستمر إلى الاستجابة لحل المسألة التي بين يديك، وهو ما لا يجب الإفراط فيه على المدى الطويل. كما عليك أن تعطي نفسك الوقت للتفكير بما هو مهم على نحو دوري، مما سيبقيك قادرا على التركيز.

لا يمكن لأي من هذه الأفكار أن يضمن نجاحك. لكن بإمكانها أن تساعدك كي لا تقف في طريق نفسك وتزيد حياتك تعقيدا

ربنا يوفق

عرض نقاط ضعفك في مقابلة العمل



تخيل نفسك وأنت تجري مقابلة عمل والأمور تسير على ما يرام، وبعد أن تعدد مزاياك ومهاراتك ونقاط قوتك بسهولة تامة وتظن أنك اقتربت من الحصول على الوظيفة، يبادرك مسئول التوظيف بالسؤال الذي كنت تخشاه: ما هي أكبر نقطة ضعف لديك؟ هذا أحد الأسئلة التي يواجه الناس صعوبة بالغة في الإجابة عليه، لأن تلك الإجابة ستشي بالكثير عن شخصية المرء، وبالتالي فهي تمتاز بقدر كبير من الأهمية.
تهدف المقابلة الوظيفية إلى استبعاد المرشحين السيئين بقدر ما تهدف إلى العثور على الأكفاء منهم. وقد يعمد المسئول عنها إلى طرح هذا السؤال المربك كي يرغمك على البوح بأسرار لم تكن لتقولها لو قمت بالاستعداد الكافي لتقديم رد لائق. ولكي تتفادى حدوث هذا الأمر، إليك بعض النصائح التي تساعدك في التحدث بحكمة عن مواطن الضعف لديك أثناء المقابلة :-

اعرف نقاط ضعفك :-
إن كنت تجهل مواطن الضعف لديك، فمن المستحسن أن تجيب على أحد اختبارات الشخصية وستفيدك النتائج في معرفتها. كل واحد منا يمتلك نقاط ضعف معينة، ولا شك في أنك إن لم تدركها فلن تعرف نقاط القوة المقابلة وعندها ستكون كفاءتك في العمل في موضع شك.

كن صادقا لكن لا تذكر ما تفتقر إليه من مهارات أساسية :-
لا تتفوه بإجابات متسرعة، كأن تقول إنك لا تبد اهتماما بالغا بالتفاصيل، فهي إجابة غير ملائمة لشخص من المتوقع تعيينه في وظيفة ترتكز على مثل هذا النوع من الاهتمام. هذا يعني أنك تفتقد مهارة أساسية في صميم العمل الذي يفترض أن تمارسه. الأفضل في هذه الحالة أن تنظر مسبقا إلى الشروط والمهارات الواجب توفراها في المرشح للوظيفة كي تتأكد تماما من طبيعة المواصفات التي يبحث عنها صاحب العمل.

اشرح كيف تغلبت على نقاط الضعف :-
كن مستعدا لضرب مثال على حالة قصور سابقة نجحت في تحويلها إلى موطن قوة. ولا تتطرق إلى الحالات المشابهة التي لم يتأكد نجاحها بعد. على سبيل المثال، إذا قلت بأنك كنت تتأخر كثيرا عن العمل في الماضي وأصبحت اليوم تحضر مبكرا في معظم الأحيان، فلن تظفر بالوظيفة المرتقبة على الأرجح. عليك أن تستطرد في الحديث موضحا كيف أن أحد المحيطين بك قد أقنعك بأهمية الالتزام بالمواعيد وأثره في تحسين صورتك المهنية فحرصت منذ ذلك الحين على القدوم باكرا إلى جميع اللقاءات.

ربنا يوفق

الخميس، 20 مارس، 2014

اسباب رفض الترقية



قد نعتقد بأنه يجب علينا القبول بأي فرصة للترقية، لكننا في حقيقة نملك الخيار لرفضها أيضا؛ إذ يجب علينا التفكير في كل عرض جديد يتم تقديمه إلينا، بمعزل عن أي ظروف أخرى. كما أن الترقيات ليست جميعها تصب في صالحنا، فهناك حالات بحسب مجلة "فوربس" ، قد تتأثر فيها مسيرتنا الوظيفية سلبا، لاسيما على المدى البعيد، مثل:

1. الجوانب الأساسية للمنصب الجديد لا تعجبك:
لنقل على سبيل المثال، إنك تبدع في مجال المبيعات، وعرض عليك منصب مدير مبيعات. لكن المهارات والمهام اليومية لموظف المبيعات، تختلف جذريا عن تلك التي يؤديها مدير المبيعات، وقد تفضل التسويق بدلا من إدارة الموظفين أيضا. وبالرغم من أن اللقب الجديد يعد مرموقا أكثر من منصبك الحالي، إلا أنه عليك التفكير جيدا قبل القبول بهذه الترقية؛ فنحن نقدم أفضل ما لدينا عند استخدام مواهبنا في العمل الذي نحبه.

2. ترقية تتضمن المسؤوليات فقط:
إن هذه الخطوة شائعة بين الشركات؛ إذ يتم عرض منصب جديد عليك فيبدو الأمر جيدا في البداية. لكن حقيقة الأمر أنه سيتم توكيلك بفريق أكبر ونطاق أوسع من المسؤوليات. وقد تشعر بالفخر بأن الشركة ترى بأنك أهل لتحمل هذا العبء، وبالتالي فإنك تريد قبول هذه الترقية وإثبات قدرتك على إنجاز هذه المهمة. لذلك، لا تدع إحساسك بالفخر يحجب عنك الواقع؛ فالترقية التي لا تشتمل على أجر أعلى ولقب وظيفي جديد، لا تعد ترقية.

3. إن كنت لا تنوي البقاء طويلا في المؤسسة:
قد تدرك في نهاية المطاف بأن مستقبلك يكمن خارج الشركة التي تعمل بها حاليا، فتكون على استعداد لتغيير مجال عملك كله. كما أن الشركات تعمل على استثمار وقتها ومواردها في الموظفين الذين تمت ترقيتهم مؤخرا، وإذا كنت تعلم بأنك لن تستمر في الشركة على المدى البعيد، فمن الأفضل أن ترفض الترقية. وفي هذه الحالة، لن تترك الشركة في حالة اضطراب عند مغادرتها، وستعمل على حفظ سمعتك والالتزام بما ستفعله لاحقا.
ولأننا غالبا ما نقرن الترقيات بلقب وظيفي أفضل ومزيد من المسؤوليات ومزيد من المال، فنحن لن نكون قد اتخذنا قرارا صائبا بقبولها، إن كان المنصب الجديد سيمنعنا من تخصيص الوقت الكافي لفعل ما نريده حقا.

4. الترقية لا تتناسب مع حياتك:
إن هذا النوع من الفرص هو أكثر ما نفكر فيه مليا، وهو يتركنا في شعور من الخوف والانزعاج بأن الترقية ستكلفنا الكثير. وسواء كانت تبعاتها تتضمن السفر باستمرار، أو الانتقال من مكان السكن أو ساعات عمل أطول، أو التقليل من الاستقلالية، فذلك يعني بأن حياتك ستتغير بشكل كبير. وإن قبلت بترقية عمل تتطلب منك التضحية بسعادتك الخاصة، فإن هناك احتمال كبير بأن أداءك في العمل لن يكون جيدا، فقد أظهرت الكثير من الدراسات بأن السعادة ترتبط بشكل كبير بمعدل الإنتاجية.

وحتى إن قمت برفض الترقية التي عرضت عليك، فإنه يمكنك النظر إلى هذه الفرصة على أنها دافع لجعل عملك الحالي أكثر تشويقا وإنتاجية. فقد تجد عند القيام بالعمل الذي تحبه، بأنك ستتمكن أخيرا من خلق الترقية الخاصة بك

ربنا يوفق

السبت، 15 مارس، 2014

اسباب رفض الموظفين الموهوبين التوظيف في بعض الشركات



يسهل الحديث عن الموهوبين وعن أهميتهم في الشركات، لكن جذبهم للعمل والاحتفاظ بهم ليس بالسهولة نفسها. ومن الغريب أن العديد من المؤسسات تستبعد أصحاب المواهب من الباحثين عن العمل بدلا من جذبهم، ويحدث هذا خلال عملية اختيار الموظفين أو في الفترة التي تأتي بعد التوظيف. إذ تقع الشركات في مثل هذا الخطأ عفوا، لعدم إدراكها بأن الأنظمة والسياسات التي تتبعها في التوظيف، تحبط الموظفين الموهوبين وتجبرهم على ترك العمل. كما أن طبيعة نماذج تعبئة طلبات التوظيف السيئة ترهب الموهوبين وتدفعهم للرحيل، لاسيما إذا كانت لديهم خيارات أخرى للعمل. أما من لا يملك مثل هذه الخيارات، فسيضطر للبقاء والخضوع لمثل هذه الأساليب الرهيبة. إليكم 10 أمور تبعد الموظفين الموهوبين عن قبول الوظيفة أو الاستمرار بها:-

إعلانات الوظائف المتسمة بالجمود:
معظم الإعلانات الوظيفية تذكر المتطلبات التي يجب على المتقدم أن يتمتع بها، ولا تحاول على الإطلاق أن تثير إعجاب الموهوبين أو تدفعهم للانضمام إلى الشركة. وإذا كان الإعلان الوظيفي خال من صفة البشرية، ويركز على المتطلبات الوظيفية فقط، فلن يتقدم للوظيفة أي من الأشخاص الموهوبين، وسيكون مجرد إضاعة للوقت.

نماذج تعبئة الطلبات المتعبة:
سيتوقف المتقدمين للوظيفة عن تعبئة نموذج التوظيف، إذا كان طويلا ويستغرق أكثر من ساعة لتعبئته. فإن كنت مديرا تنفيذيا لقسم التوظيف، ابحث في عدد الأشخاص الذين يبدؤون بتعبئة الطلبات، ومن ثم يتوقفون دون إكمالها، فهذا يدل على عدد المواهب التي ضاعت منك.

جمود التواصل الآلي:
إن استخدام عبارات تواصل جامدة مع المتقدمين، سيجعلهم يعيدون تفكيرهم بالعمل لديك؛ فعبارات مثل: "لقد تم استقبال طلبك"، ستحبط المتقدم للعمل. أما عبارات مثل: "رائع! شكرا لتقديم الطلب. سننظر في طلبك ونرد عليك خلال أيام قليلة لنخبرك بقرارنا." سيكون لها تأثير كبير على قرار المتقدم.

السياسات غير المرنة للإجازات:
بعض الشركات لا تمنح الإجازات للموظفين الجدد، بغض النظر عن مدى احتياجهم إليها. ومثال ذلك: سأل أحد الموظفين الجدد في إحدى الشركات عن إمكان أخذ مغادرة بعد 3 أسابيع، لاضطراره حضور جلسة محكمة. فرد عليه مسؤوله المباشر بأنه لا يحق له أخذ إجازة أو مغادرة لمدة شهرين، وأن عليه أن يغير موعد الجلسة. كما بينت له مديرة الشركة بأنها ستحاول النظر في مشكلته وحلها إن أمكن ذلك. لذلك، استقال الموظف على نحو مباشر، مبينا أن لاستقالته علاقة بالثقافة السائدة في الشركة، وسياستها غير المرنة.

عدم وجود نظام ناجع للتغذية الراجعة:
يرى بعض العلماء أن الفوضى هي صفة الأنظمة المغلقة، حيث لا يتم تلقي أي معلومات جديدة، وبالتالي ينهار كل شيء. ويسري هذا الأمر على الشركات التي لا تحتوي على نظام محدد للتغذية الراجعة؛ فالمديرون يتجنبون عناء التعامل مع الواقع الفوضوي، ويفضلون الاعتزاز بالروعة الوهمية لخططهم والاستمرار بتنفيذها. فإن كان ينقص الشركة أي نظام فعال وحيوي للتغذية الراجعة، وكان صاحب الشركة غير مستعد لتقبل الواقع خارج أسوار الشركة، فإن الموهوبين سيعزفون عن العمل في الشركة.

سياسة الدفع غير المجزي:
عندما يحقق أحد الموظفين إنجازا مهما للشركة، ويرى المدير أنه ليس بإمكانه زيادة راتبه أكثر من 2% بسبب سياسة الشركة، فاعلم أن مثل هذه الشركة لا تقدر المواهب التي لديها.

الخوف من سرقة الأفكار:
المعلومات تمنح القوة. فإن استخدمت لمحاربة الآخرين فإن النتائج لن تكون مرضية للعملاء أو المساهمين. وإذا كان الموظفين في الشركة ممن يفضلون الاحتفاظ بالأفكار خشية سرقتها، فلا بد لك من ترك الشركة على الفور، فالعمل في شركة كهذه يقوم على الشك وعدم الثقة بين الموظفين.

سياسة الترهيب:
بعض السياسات التي تتبعها الشركات بطيئة ومملة وتشكل عبئا ثقيلا، كما تعمد بعضها إلى نشر الخوف بين موظفيها كوسيلة لتحفيزهم على إنجاز الأعمال. لكن هذا سيمنعهم من أداء وظيفتهم على نحو منتج، وسيشجع الموهوبين منهم على ترك الشركة.

تصيد الأخطاء:
يندر وجود المديرين الذين يلهمون موظفيهم ويدربونهم بشكل مستمر، فمعظمهم يعتقدون أن وجود فريق عمل ذي مهارات عالية، قد يهدد نفوذهم في الشركة، ولهذا يعمدون إلى تصيد أخطاء الموظفين. عندئذ، سيترك الموظفون الجيدون العمل في الشركة التي تتبع مثل هذا الأسلوب.

تشجيع التملق:
بعض الشركات تكافيء المتملقين الذين يقبلون بأي قرار تصدره الإدارة حتى لو كان خاطئا، فيما تعاقب الذين قد يرفضون أحد القرارات لأسباب صادقة ونزيهة. كما أن بعض الشركات تمنع العاملين فيها من طرح أي أسئلة صريحة قد تفيد العمل، وبالتالي لن يبقى أي موظف جيد ضمن هذه الأجواء الوظيفية التي تكبت المواهب. -

ربنا يوفق

الخرائط الذهنية في تنظيم الافكار والاجتماعات



قد تواجهك مشاكل في تدوين المعلومات التي تخرج بها من دورة تدريبية أو اجتماع عمل طويل بسبب غزارة تلك المعلومات وكثرة التعديل عليها أحيانا, ناهيك عن تعقيد ارتباطاتها وتشعبها !

إن كنتَ ممن تلمع في أذهانهم أفكاراً نيرة تحتاج إلى توثيقها بشكل سريع وتكتب عن تفاصيلها لاحقاً, أو لو كنت في موقف تحتاج فيه لاتخاذ قرارٍ حساس لا بد أن يكون لديك أدواتٌ ترتب أفكارك وتدونها بشكل سريع مع المحافظة على استمرارية وتسلسل المعلومة وقدرة على الرؤية الإجمالية بطريقة تختلف عن اسلوب الكتابة التقليدية.

الحل المناسب في هذه الحالة هو الاعتماد على برامج تصميم الخرائط الذهنية, طبعا لن أخوض بموضوع الخرائط الذهنية لكن سأحاول بمقالتي هذه شرح كيفية الاستفادة من هذه البرامج وسأركز هنا على برنامج يسمى ” Mind Manager” أو إدارة العقل.

الذي يميز هذا البرنامج سهولته وقدرته على التكامل مع برامج أخرى وأهمها مايكروسوفت أوفيس ومايكروسوفت بروجيكت وأوتلوك,
إذ أنك تستطيع بكبسة زر تحويل خريطتك إلى مشروع Ms Project أو مهام يقوم برنامج أوتلوك بتنبيهك عليها.

ينتهج هذا البرنامج العمل بالأسلوب الهرمي جدود, أباء, وأبناء, وأبناء أبناء وهكذا.

ستتعلم العمل على هذا البرنامج ببساطة, من الصفحة الرئيسية يظهر العنوان الرئيسي في الوسط بمفتاح Enter سيتفرع الى أبناء اضغط على أي ابن تود أن تدرج لها “أبن” واضغط CTRL+Enter, يمكنك الكتابة باللغة العربية لكن تحتاج للبدء بمسافة ثم تكمل ماتود كتابته.

لا اعتقد انك بحاجة لأكثر من هذه المعلومة كون بقية الأشياء بسيطة جداً وستكتشفها بنفسك.
رجئ البعض سهولة التركيز و حفظ ما كُتب بشكل خريطة ذهنية !
بالنسبة لي أصبحت أعتمد كلياً على تلك الخرائط, فاستخدمتها في: -

التأليف ,التخطيط , تلخيص الكتب , رسم الخطط الاستراتيجية , رسم الهياكل التنظيمية, ترميز الأصناف التجارية, رسم مخططات  SWOT Analysis, ومجالات التخطيط بشكل عام كما في مقالتي السابقة (أبني حياتك وارتقي بذاتك).

سأذكر لك أمثلة عن مواقف ومحطات تتطلب منك التنظيم والتركيز و الاختصار أحياناً, أكاد أجزم أنه باستخدامك لبرنامج إدارة العقل Mind Manger ستنظر للأشياء بشكل مختلف :
فلو أردت حضور دورة تدريبية:

أثناء حضورك للدورة أنشئ خريطة تحمل اسم تلك الدورة وتاريخها, قسمها بحسب عدد الأيام, ويتفرع عن كل يوم عناوين المواضيع الرئيسية التي تم مناقشتها, وكل عنوان رئيسي يتفرع إلى عناوين فرعية أكتب بها خلاصة ما تراه مهماً. بهذه الحالة سيكون من السهل عليك تذكر ما كتبته سريعاً دون تشتت مع حفاظك على تسلسل الأحداث.

لو أردت توثيق محضر اجتماع :-
قبل الاجتماع أنشئ خريطة وقسمها الى مواضيع, قرارات, وملاحظات ولا تنسى تدوين تاريخ وهدف الاجتماع .
اكتب تحت قائمة المواضيع الأمور التي ستناقش في الاجتماع كل موضوعٍ بسطر مستقل ,
أثناء الاجتماع اكتب تحت قسم القرارات جميع القرارات المُتخذة, و لا تنسى كتابة أسماء المسئولين عن تنفيذ هذه القرارات وكتابة تواريخ استحقاق التنفيذ, ودرجة الأولوية. تحت خانة “ملاحظات” يمكن أن تدرج أي ملاحظات جانبية .

إضافة إلى فائدة التوثيق الرئيسية, بإمكانك فرز المهام بحسب الشخص المسئول عنها, أو بحسب استحقاقها, وتسليمها للشخص المعني

لو أردت تصميم موقع الكتروني :-
ابدأ بخريطة ذهنية تتفرع إلى قوائم أو أقسام رئيسية للموقع وكل قائمة تتفرع منها قوائم فرعية واكتب تحت كل قائمة شرح عن محتويات هذا القسم وكيف تود أن يكون شكله , وعلاقته مع الأقسام الأخرى , ومن من الزوار الذين يستطيعون مشاهدته … الخ

لو أردت تأليف كتاب أو إلقاء محاضرة :-
ابدأ الخريطة بتقسيمها بحسب فصول الكتاب , وقسم كل فصل إلى أجزاء او عناوين رئيسية تود الكتابة عنها , وتحت كل عنوان اكتب بسرعة ما يتبادر إلى ذهنك من مواضيع يجب التطرق إليها.

لو أردت مثلاً اتخاذ قرارٍ ما, كمفاضلة بين الشركات التي تود العمل لديها :-

استخدم مخطط تحليل SWOT ويتم ذلك بإنشاء محاور رئيسية تحمل أسم شركتك الحالية و الشركة التي تود الانتقال إليها (مثلاً), و تحت كل محور ضع أربعة محاور (مفهوم مخطط SWOT) وهي :-


*- نقاط القوة Strengths : واكتب فيها نقاط قوتك.
*- نقاط الضعف لديك Weaknesses : واذكر فيها نقاط ضعفك بكل شفافية ووضوح.
*- الفرص Opportunities : التي ستحصل عليها بانتقالك لتلك الشركة.
*- المخاوف والتهديدات Threats : اذكرها
أنا واثقٌ الآن أن استخدامك لهذه الطريقة سيعطيك قدرة على اتخاذ القرار بشكل أفضل.

لو أردت إلقاء محاضرة :-
قسم خريطتك الى محاور المحاضرة الرئيسية, وتحت كل محور اكتب المواضيع التي تود التكلم عنها, والوقت المحدد للكلام في هذا الموضوع وقد يكون من المفيد فتح موضوع فرعي يحمل اسم الكتب والمراجع التي يجب قراءتها قبل إلقاء المحاضرة.

استخدام الخرائط الذهنية لا يتوقف عند حدِ معين, وما ذُكر لا ينبغي بالضرورة أن يُؤخذ كما هو , إنما أوردتها كأمثلة وستجد نفسك عند استخدامك لهذه التقنية ستقحمها في أمور عديدة وبتصنيفات تتناسب مع متطلباتك بشكل أفضل.

لقد حان الوقت لاستخدام هذه التقنية وكما قال د.صلاح الراشد :” الآن أصبح من البدائية أنك تكتب أو تلخص موضوع بواسطة المفكرة و القلم , الآن هو وقت الخريطة الذهنية ”

أمثلة عن استخدامات الخرائط الذهنية :-
*- مفاضلة باستخدام SWOT Analysis (بصيغة MindManager)
*- طريقة توزيع ملفاتك في جهاز الكمبيوتر
*- خطة بناء الذات (بصيغة MindManager)
*- من موقع الفوائد ملخص كتاب الرجال من المريخ والنساء من الزهرة
*- أنماط الشخصيات
*- العادات السبع للناس الأكثر فعالية

ربنا يوفق