بحث هذه المدونة الإلكترونية

جارٍ التحميل...

الأحد، 19 أبريل، 2015

بطاقات الوصف الوظيفي



ما هي بطاقة الوصف الوظيفي ؟
هي إحدى أدوات العمل التي تعتمد عليها كافة أنشطة الموارد البشرية الأخرى , اذ تمثل نقطة البداية التي تبدأ منها عمليات تخطيط القوى العاملة وعملية الاختيار والتعيين وهيكلة الأجور وادارة البرامج التدريبية وتقيم الاداء...الخ.

كيف تنطلق عمليات ادارة الموارد البشرية من بطاقة الوصف الوظيفي ؟
يعتبر تحليل الوظائف بمثابة الركيزة الأساسية التي تعتمد عليها إدارة الأفراد في الممارسة السلمية لمختلف وظائفها الأساسية ويتضح ذلك من الاستخدامات الآتية :-
1- تخطيط القوى العاملة :-
فوجود نظام متكامل لتحليل الوظائف يساعد في التحديد السليم لعدد ونوعيات الوظائف المطلوبة لتحقيق الأهداف الحالية والمتوقعة وما هي الشروط والمؤهلات المطلوبة لشغل تلك الوظائف حتى يمكن اتخاذ التدابير اللازمة بتوفير الاحتياجات من قوة العمل سواء من داخل المنظمة أو من خارجها.
2- الاختيار والتعيين :-
إن عملية الاختيار تستهدف انتقاء أفضل العناصر لشغل
الوظائف الشاغرة بالمنظمة ، وحتى يتحقق ذلك فان الأمر يتطلب مقارنة مؤهلات ومهارات وقدرات وميول الشخص المتقدم بالشروط الموجودة في كشوف تحليل الوظائف حتى يمكن الحكم بشكل سليم على مدى صلاحيته لشغل الوظيفة ، فعنوان أو اسم الوظيفة وحده لا يكفي عند الحكم على مدى صلاحية المتقدم ولابد من المعلومات التفصيلية التي تتضمنها كشوف التحليل.
3- وضع هيكل عادل للأجور :-
يتطلب وضع نظام عادل للأجور داخل المنظمة تحديد القيمة النسبية لكل وظيفة بالمقارنة مع الوظائف الأخرى من خلال ما يسمى بتقويم الوظائف، وحتى تتم عملية التقويم بشكل سليم فلابد من وزن كل العناصر المتعلقة بكل وظيفة (الواجبات ، المسئوليات ، ظروف العمل ، المؤهلات ، الخبرة ، القدرات والاستعدادات اللازمة ، الجهد البدني والعقلي .. الخ). وبالطبع فأن كشوف تحليل الوظائف هي المصدر الأساسي لكل تلك المعلومات التفصيلية.
4- التدريب والتنمية :-
فسواء كان الأمر بالنسبة للموظفين الجدد أو القدامى أو الهيئة الإدارية فان كشوف تحليل الوظائف توفر المعلومات التي يمكن الاعتماد عليها في تحديد المجالات أو الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب في ضوء الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب في ضوء ما تسفر عنه نتائج الاختبارات والمقابلات للموظفين الجدد ، وفي ضوء ما تسفر عنه نتائج تقارير الأداء وخطط تنمية المسار ا لمهني بالنسبة للموظفين القدامى حيث تكشف هذه المصادر عن نواحي الاحتياجات التي ينبغي أن يلبيها التدريب.
5- تنمية المسار المهني :-
ينبغي أن تكون الفرص الوظيفية المتاحة داخل المنظمة والتي يستطيع الأفراد من خلالها إشباع طموحاتهم الوظيفية مقترنة بوجود كشف تحليل لكل فرصة من تلك الفرص يوضح الشروط والمؤهلات المطلوبة لأنه في ضوء ذلك يستطيع الفرد أن يخطط مساره المهني على أساس سليم.
6- تقويم الأداء :-
فالبيانات التي توفرها كشوف تحليل الوظائف يمكن في ضوئها وضع معايير دقيقة للأداء تستطيع الإدارة من خلال مقارنتها بالأداء الفعلي الحكم على مستوى أداء الأفراد في العمل.
7- إعادة تصميم العمل :-
توفير كشوف تحليل الوظائف المعلومات الأساسية التي يمكن الاعتماد عليها في إعادة تصميم العمل لتحقيق بعض الأغراض مثل تحسين وتطوير طرق وأساليب العمل.
8- النقل والترقية :-
فالمعلومات التي توفرها كشوف تحليل الوظائف تساعد الى حد كبير في تحديد مدى صلاحية من هو مطلوب نقلهم أو ترقيتهم لوظائف معينة.
9- وضع برامج السلامة والأمن :-
تبين كشوف تحليل الوظائف الظروف الطبيعية لأداء العمل ، والمخاطر والأضرار التي يمكن أن يتعرض لها الأفراد أثناء الأداء ( كالحرارة العالية والضوضاء والرطوبة والأتربة .. الخ). ويمكن الاستفادة بتلك المعلومات في وضع البرامج المناسبة للسلامة والأمن بالشكل الذي يقلل من آثار تلك الأضرار على العنصر البشري بقدر المستطاع.

مكونات بطاقة الوصف الوظيفي :-
المجمـوعة الأولى :
البيانات الأسـاسـية عن الوظيفة وهي التي تميزها عن الوظائف الأخـرى ، وتشمل :-
1- مسمى الوظيفة
2- رقم الوظيفة
3- الوحدة الإدارية.
المجمـوعة الثانيـة :-
البيانات المتعلقة بالعلاقات الإدارية الرأسية كما تظهر على هيكل التنظيم الإداري للشركة ، وتشـمل :-
1- مســئول تجاه.
2- المســئولون تجاهه.
المجمــوعة الثالثـة :-
المهام والوجبات التفصيلية للوظيفة , وتشــمل :-
1- هدف الوظيفة
2- المهام والمسئوليات التفصيلية.
المجموعة الرابعــة :
البيانات المتعلقة بالعلاقات الوظيفية والمهام والمسئوليات الاستثنائية والمشتركة للوظيفـة , وتشــمل :-
1- العلاقات الوظيفية.
2- المهام الخاصة.
المجموعة الخامسـة :-
المواصفات المطلوبة من الشخص المناسب لشغل هذه الوظيفة, وتشمل : -
1- الدراسة
2- التدريب
3- الخبـرة
4- المهارات
5- اللغات.
المجموعة السادسة :
البيانات اللازمة عمن أعد وصف الوظيفة ومن اعتمدها وتاريخ اعتمادها.
معايير أخرى :-
حدود الصلاحيات الممنوحة لشاغل الوظيفة.
1- حدود مسئولية الوظيفة.
2- تحدد حجم الاستثمار والإيرادات والنفقات + عدد العاملين تحت إشرافه
3- ظروف العمل
4- معايير تقييم الأداء.
ما الطرق المعتمدة في اعداد الوصف الوظيفي :-
يتطلب اعداد بطاقات الوصف الوظيفي استخدام أحدى هذه الطرق الثلاث التالية :-
الاستبيان :-
حيث يعتمد القائم بالتوصيف على استبيان خاص يقدمه الى الموظفين ويطلب الاجابة عما يحتويه من اسئلة يقوم هو بعدها بتحليل الاجابات الواردة واعداد بطاقة الوصف.
الملاحظة :-
وهنا يعتمد القائم بالتوصيف على اسلوب المراقبة أو الملاحظة لأدوار الموظفين ومهامهم وطريقة اداءهم ويقوم من ثم بإعداد بطاقة الوصف.

المقابلة الشخصية :-
يجري القائم بالتوصيف عدد من المقابلات الشخصية مع شاغلي الوظائف للاستفسار منهم عن طبيعة ادوارهم ومهامهم وطريقة انجازها ومن ثم يقوم بإعداد بطاقة الوصف الوظيفي.
وقد يحتاج القائم بالتوصيف الى دمج طريقتين معا للحصول على معلومات اكثر دقة

من يقوم بإعداد بطاقات الوصف الوظيفي ؟
يقع مسئولية اعداد بطاقات الوصف الوظيفي على مدير ادارة الموارد البشرية الذي يكلف أحد مسئولي الادارة أو أكثر من شخص بإعداد بطاقات الوصف الوظيفي بالشركة وأحيانا ما يتطلب الأمر مشاركة جميع افراد الادارة في توصيف الوظائف اذا كان عدد الوظائف كبير نسبيا أو الخطة الزمنية لإنجاز الوصيف محدودة.

التحديث من أهم عوامل نحاج التوصيف الوظيفي :-
لا يقف الأمر عند اعداد بطاقات الوصف والاحتفاظ بها في ملفات خاصة للرجوع اليها عند كل عملية من عمليات ادارة الموارد البشرية.
فهذه البطاقات يجب تحديثها لتلائم الواقع عند كل تغيير أو تعديل يطرأ على احدى الوظائف وبدون هذا التحديث ستصبح الفجوة كبيرة بين ما هو فعلي وما تحتويه بطاقات الوصف وبالتالي تنعدم فائدتها وتصبح عديمة الأثر"


ربنا يوفق

السبت، 18 أبريل، 2015

تجهيز جميع توصيفات الوظائف لأغراض التقييم



يجب على ادارة الموارد البشرية إعداد وتجهيز جميع توصيفات الوظائف لأغراض التقييم على أساس متناسق ومتناغم ، وينطبق هذا على كل من شكل ومحتوى توصيف الوظيفة.

أن الأبحاث والدراسات قد أثبتت أنه يوجد اختلافات واضحة في طول التوصيف الوظيفي فإن ذلك ينعكس في تقييم الأهمية النسبية للوظائف أو الأعمال ، وتميل الأعمال والوظائف ذات توصيف الوظيفة الأطول إلى أن تصبح أكثر أو أعلى تقييما من تلك التي لها التوصيف الأقصر للعمل أو الوظيفة.

وهكذا نجد أنه من الأهمية بمكان أن يكون جميع توصيفات الوظيفة لها نفس الطول تقريبا.
وتعتبر طريقة استخدام شكل وحجم معياري موحد لتوصيف الوظائف هي طريقة مباشرة وصريحة نسبيا للتحقق من أن توصيفات الوظائف أو الأعمال لها تقريبا نفس الطول ، حيث يجب أن تكون العناوين الرئيسية والفرعية هي ذاتها لجميع توصيفات الوظيفة ، وعلاوة على ذلك فإنه من السهل إدراك والتحقق من أننا نستخدم مخططا معياريا وأنه نتيجة لذلك فإن حجم الفراغ المخصص لكل جزء من توصيف الوظيفة يكون تقريبا متساويا.

وأيضا ، على قدر ما يمكنك ، اجتهد عند كتابة توصيف الوظيفة في أن تتأكد من أن عدد النقاط الواقعة تحت كل عنوان هي نفسها عبر جميع توصيفات الوظائف.
وفي بعض الحالات قد لا يكون ذلك واقعيا ، وخاصة إذا كان التقييم يغطي أعمالا روتينية ومعقدة ، أو وظائف رفيعة المستوى أو وظائف تخص الطبقة الكادحة ، ومع ذلك وعلى قدر الإمكان ينبغي تقليل الاختلافات العملية في المحتوى وأن تظهر فقط الاختلافات التي توضح الفروق الحقيقية في حجم العمل أو الوظيفة.

كما ينبغي تعزيز التناسق بين جميع توصيفات الوظائف إذا ما أردنا الاهتمام بالتأكد من أن اللغة المستخدمة لا ينتج عنها اختلافات اصطناعية في إدراكات من يقومون بتقييم مستوى الطلب المرغوب ، وعلى سبيل المثال ، اعتبر موقفا ما توجد فيه العبارات التالية وتستخدم لوظيفتين مختلفتين:-
*- " يتعلم حرفة ماهرة ".
*- " يتعلم بالتدريب في موقع العمل".

وعلاوة على أن العبارتين صحيحتان من حيث الحقائق والواقع فإن نوع المهارات المطلوبة لكل من الوظيفتين ودرجة صعوبتها هو نفسه تماما ، وكثيرا ما تكون التقييمات مختلفة بالرغم من عدم وجود فرق حقيقي في مستويات الطلب.

والمشكلة في العبارات مثل السابقة هي أن اللغة المستخدمة ليست متحررة القيمة ، وسيؤثر هذا بدوره على أحكام من يقومون بالتقييم ، وهكذا بينما لا يوجد في الواقع أي اختلاف في مستوى الطلب ، فإنه يوجد خطر أن يحس من يقومون بالتقييم أن عبارة مثل " حرفة ماهرة " تتضمن مستوى أعلى من المهارة من " التدريب في موقع العمل ".

وإذا استخدمت حسك المرهف فستجد أن هذه النقطة تماثل تماما الحاجة إلى تقديم وعرض الحقائق وليس أحكاما للقيم ، وبالرغم من ذلك ، فإنه في هذه الحالة ستجد أن المعلومات صحيحة واقعيا غير أن اللغة المستخدمة تحتوي أحكام قيم متضمنة ، وبينما يبدو أنه من الصعب تجنب استخدام اللغة التي قد يساء تفسيرها ، إلا أن محللين الوظيفة أو العمل يجب أن يدركوا هذه المشكلة ويعملوا على عدم حدوثها.


ربنا يوفق

الجمعة، 17 أبريل، 2015

نقاط يجب توافرها في الوصف الوظيفي



*- يجب وجود خريطة تنظيم أو وصف للعلاقات مع الوظائف الأخرى في نفس الشركة أو المصنع ...... الخ.
*- يجب توضيح الغرض من الوظيفة وتحليل خطوات العمل بها ، أين تبدأ ؟ وأين تنتهي ؟ وما هي النتائج المطلوبة ؟
*- يجب توفير معلومات عن مسئوليات شاغل الوظيفة وهل يمارس شاغل الوظيفة حرية التصرف أو الاختيار بالنسبة لأي مهام يتم تنفيذها ، وإذا كانت الإجابة بنعم ، إلي أي مدي يتعرض هذا لمراجعة رئيسة المباشر ؟
*- يجب الابتعاد عن الحشو والكلام المنمق ولا داعي للحديث عن الآمال الزائفة والشعارات البراقة.
*- يجب الفصل بين مسئوليات شاغلين الوظائف وبين مسئوليات رئيسة المباشر بشكل واضح.
*- يجب عدم ذكر أسماء الأفراد ويجب البعد تماما عن التحيز لجنس او جنسية محددة.
*- في النهاية ننصح دائما بالبساطة وبوضع نقاط محددة يسهل أستخدمها لأغراض التقييم فيما بعد مثل (سنوات الخبرة المطلوبة للوظيفة ، التدريب المطلوب ، المؤهل المطلوب ، المتطلبات البدنية والعقلية ، مع من يتم الاتصال ، اتخاذ القرار ، المسئولية عن القرار ، المسئولية عن الأفراد .......... الخ).



ربنا يوفق

الخميس، 16 أبريل، 2015

المعلومات الأساسية لكتابة الوصف الوظيفي



لا تبدأ في كتابة أي توصيف وظيفي قبل أن تتأكد من إدراكك الكامل لمطالب الوظيفة وأنك قد حصلت علي الغالبية العظمي من المعلومات المطلوبة.

وكحد أدني يجب أن تقابل شاغلين الوظيفة وإن أمكن رؤسائهم المباشرين ، وبالإضافة إلي ملاحظاتك عن هذه المقابلات يجب أن يتوفر لديك  كتب مصاحبة تضيف إليك معلومات أساسية عن الوظائف أو الأعمال.

وبصرف النظر عن هذه البيانات الأساسية ، يمكنك أن تعزز إدراكك للوظيفة أيضا بواسطة الواجب المنزلي الذي تعده مسبقا قبل إجراء مقابلات العمل.

وهكذا عند كتابة التوصيف الوظيفي يكون من الأهمية بمكان أيضا أن تصل بسهولة إلي أية ملاحظات قمت بتسجيلها خلال ملاحظتك المباشرة لشاغلين الوظيفة في مواقع عملهم ، وأية معلومات إضافية أو توضيحات سجلتها خلال ملاحظتك المباشرة لشاغلين الوظيفة في مواقع عملهم إما عن طريق شاغل الوظيفة أو مشرفه المباشر أو شاغلين آخرين للوظيفة.

والمرحلة التالية هي تحويل هذه المعلومات إلي نموذج أو شكل قابل للاستخدام ، وعند تنفيذ ذلك يصبح من الضروري أن تتذكر دائما وباستمرار أن الهدف هو تقديم أو عرض هذه البيانات في شكل يمكن أي شخص ذو معرفة قليلة أو علي الأكثر معرفة محدودة بالوظيفة من أن يكتسب إدراكا معقولا لملامحها الأساسية.


ربنا يوفق