الأحد، 5 يناير 2020

أنواع أدوات التقييم


أ/ الاستقصاء Questionnaire :
تعتبر استمارات استطلاع الرأي (الاستبيانات) ا لأكثر شيوعاً من أدوات التقييم وتتراوح بين الصيغ القصيرة لرد الفعل إلى أدوات المتابعة التفصيلية، وهى وبأشكالها المختلفة وسيلة لجمع البيانات الأولية التي تكون في معزل عن الباحث والتي تبقى لدى الفرد لحين إيجاد ما يمكن أن يثير في نفسه مثل هذه الأسئلة, وذلك بتوجيه أسئلة معينة بأسلوب معين تجعل الفرد في موقف يشجعه على إبداء رأيه والإجابة على ما يوجه إليه من أسئلة.
فاستمارة استطلاع الرأي تتوافر في جميع الأحجام ويمكن استخدامها للحصول على معلومات موضوعية عن مشاعر المشاركين بالإضافة إلى النتائج المستندية القابلة للقياس لاستخدامها في التحليل المالي لمردود التدريب.

أساليب ومحددات تصميم الاستقصاء :
ويوجد العديد من الأساليب والمحددات التي تحكم تصميم الاستقصاء ومنها :-
1/ أنواع الأسئلة :
توجد خمســـة أنواع أساسية من الأسئلة التى قد يحتوى الاستقصاء على بعضها أو جميعها :
1. السؤال ذو النهاية المفتوحة : وهو سؤال ذو إجابة غير محددة ويتبعه مساحة فارغة كبيرة للإجابة عليه.
2. القائمة الإرشادية : وهو عبارة عن قائمة تحتوى على عدة عناصر يطلب من المشارك اختيار البديل الذي يتطابق مع رأيه وانطباعاته.
3. السؤال الثنائي الإجابة : سؤال لديه إجابات تبادليه (نعم / لا / إجابات أخرى )
4. السؤال المتعدد الإجابات : يعطى هذا السؤال اختيارات متعددة ويطلب من المشارك انتقاء أكثرها صحة.
5. التصنيف المتدرج : ويتطلب هذا النوع من الأسئلة أن يقوم المشارك بتصنيف قائمة من العناصر.

2/ تصميم الاستقصاء (الاستبيان ) :
يمكن الحصول على استمارة استقصاء صالحة ومعتمدة وفعَّالة بإتباع الخطوات الآتية في التصميم :
1. تحديد المعلومات لمطلوبة : أدرج بالقائمة جميع الموضوعات والمهارات والقدرات التي تناولها البرنامج أو كانت مرتبطة به بشكل ما تمهيداً لصياغة الأسئلة.
2. اختيار نوع أو أنواع الأسئلة ؟ من الخمسة أنواع سالفة الذكر مع الأخذ في الاعتبار تحليل البيانات المخطط لها وتنوع البيانات المفروض جمعها.
3. صياغة الأسئلة : ويتم ذلك وفقاً لنوع السؤال أو الأسئلة المخطط لها والمعلومات المطلوبة وتحديد العدد المناسب والمتنوع من الأسئلة التي تدعم وتتوافق مع معايير المصداقية والاعتمادية سابقة الذكر.
4. اختبار الأسئلة : وذلك عن طريق اختبارها مع مجموعة من المشاركين في برنامج إرشادي أو مع مجموعة من العاملين على نفس مستوى المشاركين المرتقبين، أجمع أكبر قدر ممكن من الملاحظات والانتقادات وأعد مراجعة الأسئلة لتطويرها.
5. إعداد استمارة كاملة لاستطلاع الرأي مع تجهيز ملخص بيانات : يجب أن تكون الأسئلة متكاملة لتكوين استمارة استقصاء واضحة بها تعليمات صحيحة حتى يمكن عرضها بشكل فعَّال بالإضافة لتجهيز ورقة تحتوى على الملخص حتى يمكن تصنيف البيانات بشكل سريع لأجل التلخيص والتفسير وبمجرد استكمال هذه الخطوات تصبح الاستمارة جاهزة للاستخدام.

ب/ قياس الاتجاهات Attitude Survey :
تمثل نوعاً خاصاً من استمارات استطلاع الرأي التي يمكن استخدامها لقياس نتائج برنامج تدريبي. ويعدَّ قياس الاتجاهات أمراً معقداً لاستحالة قياس وجهة نظر بشكل دقيق لأن المعلومات المجمعة قد لا تشكل المشاعر الحقيقية للمشارك كما أن السلوك والمعتقدات والمشاعر الإنسانية لا تكون ثابتة وتتغير مع الوقت والظروف.

ج/ الاختبارات :Tests
من العادي استخدام الاختبارات في إجراء المقارنات قبل وبعد الدورات التدريبية، حيث يوضح التحسن في درجات الاختبار ، وجود تغيير في مهارة أو معارف أو قدرة المشارك والتي يجب أن يتميز بها البرنامج.

السبت، 4 يناير 2020

تصميم أدوات التقييم


أداة التقييم عبارة عن وسيلة يتم بها جمع البيانات عند مراحل معينة من عملية تنمية الموارد البشرية بهدف التعرف على مدى ملائمة أوتناسق النتائج المحققة مع التصورات والمسارات الإستراتيجية الأولية المستهدفة من وراء هذا النشاط، وتأخذ أدوات التقييم أشكالاً عدة يمكن تقسيمها إلى المجموعات الآتية :
(أ) نماذج استطلاع الرأي ( الاستقصاء ) Questionnaire
(ب) مسوح الرأي والاتجاهات Attitude Survey
(ج) الاختبارات Tests
(د) المقابلات Interview
(ه) الملاحظات Observations
(و) سجلات الأداء  Performance Records

أساسيات التصميم :
عند تصميم الأداة لا بد من الإجابة على عدة أسئلة توفر الإجابة عليها بيانات هامة تساعد على التقييم الأمثل للغرض المقصود ومن هذه الأسئلة :
• كيف ستستخدم البيانات ؟
• كيف سيتم تحليل البيانات ؟
• من الذي يستخدم البيانات ؟
• ما هى الحقائق المطلوب معرفتها ؟
• هل يجب اختبار الأداة ؟
• ماهى عواقب الإجابات الخاطئة أوالمعلومات المتميزة ؟
• هل الأداة سهلة الفهم والعرض ؟
• هل الأداة بسيطة وموجزة ؟
• هل الأداة اقتصادية ؟
• هل هناك أداة قياسية ؟

مواصفات الأداة الجيدة :
بغض النظر عن نوع الأداة هناك مبادئ أساسية للتصميم يمكن أن تؤدى إلى الحصول على أداه أكثر فعالية ومن أهم هذه المبادئ :
(1) المصداقية Validity :
يقصد بها قدرة الأداة على قياس ما يريد أن يقيمه الشخص المستخدم لها وهناك أربعة وسائل لتحديد مدى مصداقية الأداة هي :
× مصداقية المحتوى ومنطقي تشير إلى أي مدى يكون تمثيل الأداة لمحتوى البرنامج
× مصداقية التكوين وهى تشير إلى المدى الذي تمثله الأداة للتكوين المفروض قياسه والتكوين عبارة عن متغيرات مثل ( المهارات، وجهات النظر... الخ ).
× مصداقية التزامن والموائمة وهى تشير إلى مدى توافق الأداة مع النتائج الأخرى المعمول بها في الوقت نفسه تقريباً لقياس الخصائص نفسها.
× مصداقية التنبؤ: وهى تشير إلى مدى قدرة الأداة على التنبؤ بسلوكيات ونتائج المستقبل.
(2) الإعتمادية Reliability :
ويقصد بها الثقة فالأداة المضمونة هى الأداة الثابتة بحيث تعطى القياسات المتتالية لعنصر ما النتائج نفسها تقريباً. وتوجد ثلاثة إجراءات معروفة يمكن أن تؤكد إعتمادية الأداء من عدمه وهى :
× الإختبار وإعادة الإختبار Test / Retest : وهويتضمن تطبيق الإختبار نفسه أوالمسح على نفس المجموعة من العاملين في فترتين مختلفتين ثم حساب معامل الإرتباط للنتائج، فإذا ما كانت درجة الإرتباط الإيجابى عالية يعنى ذلك إعتمادية الإختبار والعكس صحيح.
× النموذج التبادلي : وهويشتمل على أداتين متماثلين يتم طرحهما على العاملين في الوقت نفسه مع تحليل درجة الارتباط بين نتيجة الاثنين إذا ما وجد ارتباط إيجابي مرتفع تعتبر الإدارة معتمدة وتكوين أداه مماثلة لها يعتبر مضيعة للوقت.
(3) الشطر إلى نصفين :
تقوم على شطر الأداة إلى جزء ين متساويين ثم مقارنة نتائج كل من النصفين وفحص مدى ترابطهما.

الثلاثاء، 10 ديسمبر 2019

كتابة توصيف العمل (الوظيفة) Job Description Writing


تتميز كتابة توصيف العمل (الوظيفة) بالدقة والصعوبة . وهي تجبر الكاتب على أن يفكر بوضوح ودقة في اللغة التي سيكتب بها والتي يجب أن تكون بسيطة ومختصرة. ويكون شكل التوصيف المجهَّز جيداً بسيطاً وبالتالي من المحتمل أن يكون إنتاجه مهمة بسيطة نوعاً ما. وليس هذا صحيحاً دائماً ، فالتوصيف الجيد يكون موجزاً وواضحاً ودقيقاً وهي جميعاً خصائص وصفات تتطلب أسلوباً منظماً ودقيقاً.

(أ )  تنظيم المادة Organization of the Material

(i)  إن أول شئ يفعله المحلِّل بعد فحص وتنقيح البيانات ، هو أن يحدِّد الواجبات الأساسية والبسيطة (بدلالة الوقت المستغرق) للوظيفة أو العمل . بعدها يختار الواجبات الأكثر أهمية ويكوِّن فقرة عن كلٍ منها يخبر فيها القارئ عن ماذا يتم فعله وكيف يتم تنفيذه ولماذا يتم تنفيذه. وقد تبدأ الفقرة بعبارة موجزة موضوع تحتها خطاً وتعطى باختصار أساس الفقرة كلها. وقد تكون العبارة الموجزة البداية لجملة أطول وبالتالي ستتناول فقط ما تم تنفيذه . مثال ذلك:
     " مراجعة إجراءات مكتبية وطرق لتحقيق سريان أسرع وأكثر كفاءة للوثائق إلى الوحدات التي ستأخذ القرارات المطلوبة" .
     وقد تكون العبارة الموجزة جملاً قصيرة منفصلة والتي تعطي الأساس للفقرة كلها . مثال ذلك:
     "يتسلَّم ويصنِف مكالمات تليفونية ، ويجيب على تليفونات الإدارات معطياً معلومات عن أنشطة الإدارات والأفراد حتى أمكن ذلك ، أو تحويل المكالمات إلى الشخص المطلوب أو المؤهَّل للإجابة عن الإستفسار . ويصنِّف المكالمات ويضعها تحت طلب المسئولين عن الإدارات لتوفير وقت المسئولين في الوصول إلى الشخص المطلوب أو يقوم بتحويل المعلومات إلى مسئول أو كاتب آخر".
     وليس من الضروري دائماً أن نشرح لماذا يتم إتخاذ قرار ما أو حتى كيف يتم تنفيذه في بعض الحالات. وفي حالة الواجبات البسيطة جداً ، يتم البرهنة ذاتياً عن كيف يتم التنفيذ ولماذا يتم. وفي المثال السابق نجد أن "لماذا" و"ماذا" غير واضحتين ، بينما نجد أن "كيف" واضحة حيث أن كل قارئ يعرف كيف يعمل التليفون الآن.
(ii)  وعندما يحدِّد المحلِّل ويصنِّف الواجبات ويحدِّد نسبة الزمن المستغرق في أداء كل واجب ، فإن الخطوة التالية هي كتابة ملخصاً مختصراً عن واجبات العمل أو الوظيفة. وعادة مايتكون هذا الملخص من فقرة واحدة فقط وقد تحتوى على جملة أو عدة جمل . ويجب توصيف الوظيفة أو العمل باستخدام مصطلحات عامة على أن يُراعى مطابقتها لصيغة "ماذا" و "كيف" و"لماذا".

(ب)  اللغة Language     

       يجب أن يتكوَّن كتابة التوصيف الوظيفي من عبارات دقيقة وموجزة وواقعية تُعطي صورة كلامية واضحة عن الأفعال والأنشطة المراد إنجازها وكيف يتم إنجازها وماهية أهدافها . ويجب على كل عبارة أن تبدأ بفعل وصفي دقيق في صيغة المفرد الغائب وفي زمن المضارع . وقد تتغير الأفعال ، إذا لزم الأمر ، إلى صيغة المصدر عند استخدام ملخص الوظيفة أو العمل أو "ما" يتم فعله لأغراض التوظيف والإختيار . وبقدر الإمكان يجب أن يعطي فعل الحركة بالإضافة إلى مفعول به "ما" يتم فعله وأن تبدأ الجملة "بما يتم فعله" بدلاً من أن تبدأ بمقدمة عن "كيف" يتم فعله ، مثل عبارة: "باستخدام منشار كهربى ، اقطع الخشب  ….". ومن المحتمل أن يكون الفعل هو الكلمة الأكثر أهمية في الجملة كلها ، وبالتالي يجب أن نهتم كثيراًعند إختياره. كما يجب تجنب الأفعال المبهمة والغامضة مثل "يجهَّز" ، ويعالج موضوعاً " ، "ويساعد" ، ويعتني بـ" ، ويكون مسئولاً عن ، "ويشارك في" فعلى سبيل المثال قد يعني "تجهيز التقديرات" أي شئ: فقد تعني "أنواع تقديرات التكاليف" أو "تجميع أرقام المنطقة" أو "تقدير التكاليف المستقبلية على أساس السنوات السابقة

 

الاثنين، 9 ديسمبر 2019

طرق تحليل العمل Methods of Job analysis


توجد طرق عديدة لتحليل العمل ، أشهر اثنين منها هما:

-  الإستبيان Questionnaire وهو نموذج يضم مجموعة من أسئلة تتعلق بالجوانب أو البنود التي يجب أن يغطيها تحليل العمل ، وبحيث يوجّه هذا النموذج إلى القائمين بهذه الأعمال من أجل الحصول على الحقائق والمعلومات عن الأعمال التي يقومون بها ، وقد يتم استخدام الاستبيان عن طريق المقابلة الشخصية لشاغل الوظيفة وملء الإستبيان معه ، أو عن طريق إرساله إلى شاغل الوظيفة ليقوم بملئه مباشرة وبدون مساعدة من أحد .

-  المقابلة Interview المصحوبة بالملاحظة Observation حينما وجدت أنشطة للعامل يمكن بيانها عملياً أو توضيحها بعينات من العمل الكامل. والمقابلة هي حوار وجهاً لوجه بين القائم بجمع معلومات وحقائق العمل أو الوظيفة وبين القائم بالعمل أو الوظيفة . وعن طريق هذا الحوار الذي يتم غالباً من خلال مجموعة محدَّدة من التساؤلات يحاول القائم بجمع المعلومات والحقائق عن الوظيفة الحصول على ما يريده. وقد تُجمع المقابلة والملاحظة بحيث يتمم كل منهما الآخر ، فيقوم المحلِّل بملاحظة العامل أو الموظف أثناء أدائه لعمله ، ثم يجري معه بعد ذلك مقابلة ، بحيث يستوضح من القائم بالعمل بعض الجوانب التي تسترعى إنتباهه أثناء الملاحظة .

     وتستخدم الطريقة الأولى (الإستبيان مع المقابلة) بصفة أساسية عندما يراد تغطية مجموعات كبيرة ومتفرقة. ولا ينتج عن البيانات التي تم جمعها بهذه الطريقة توصيفاً وظيفياً في الحال للواجبات ، وإنما يجب إعادة كتابة التوصيف النهائي للواجبات والمسؤوليات بدون استخدام أي كلمات أو عبارات تحدِّد مسبقاً التقدير. وقد تكون ممارسة الدور المزدوج للمحلِّل ومن يقوم بالتقييم غير شائعة في بعض المؤسسات . ويعتبر الحكم الجماعيPooled Judgement  من أفضل الوسائل للتأكد من أن خطط تقدير النقطة point-rating للتقييم أو في الواقع أي نوع من خطط التقييم يتم استخدامها على نحو ملائم وبفعالية .

ويعتبر صياغة استبيانات تحليل العمل وتوصيف العمل مهمة صعبة ومعقدة ، والتي يجب أن يتم تنفيذها بواسطة مجموعة من الخبراء ذوي درجة عالية من الخبرة والمهارة في هذا المجال . وعادة ما يكون هؤلاء الأشخاص مهتمين بتطوير معايير التصنيف . والإختلافات في تنظيم هذه الإستبيانات يجب أن تستخدم فقط عندما يتطلب ذلك وفقط بموافقة مجموعة التطوير المركزية.

وعند استخدام الإستبيانات ، يكون من الأهمية بمكان إشراك مشرف الموظفين ، حيث يجب أن يأتي الإستبيان عن طريق المشرف ويجب أن يكون الأساس لمناقشة العمل مع المشرف . ويعتبر هذا الأسلوب هاماً بسبب أن الموظفين لايستدعون بالضرورة جميع واجباتهم ولايحدِّدونها . ومن ناحية قد يركِّز الموظفون بقوة أكبر على أحد الواجبات وبقوة أقل على آخر أو قد لايعبرون عن أنفسهم بوضوح. ولهذه الأسباب ، فإن استخدام الإستبيانات بمفردها يجب تجنبه متى أمكن ذلك عملياً.

ويجب أن يكون توصيف الوظيفة مكتوباً أو على الأقل في شكل مسودَّة بواسطة المشرف حينما يتم إستحداث وظيفة جديدة أو عندما يتم إحداث تغيرات جوهرية في الواجبات الخاصة بوظيفة ما . وبالإضافة إلى ذلك يجب مراجعة توصيف الوظائف دائماً عندما تصبح وظيفة ما شاغرة ويجب إعادة كتابته أو مراجعته وتنقيحه عند حدوث تغيرات في ظروف العمل.

وتوجد طرق أخرى لتجميع بيانات العمل التي يتكرر استخدامها بدرجة أقل من تلك السابق ذكرها ، وتتميز بحدود تقصر استخدامها على مواقف خاصة أو ظروف معيَّنة . وكمثال على ذلك إستخدام اللجنة الإستشارية الفنية Tehnical Advisory Committee ، والتي هي عبارة عن مجموعة من المسئولين ذوي السلطة العليا بالنسبة لهؤلاء الذين يجب توصيف أعمالهم وهؤلاء المطلِّعين تماماً على نوع من العمل المعقد نسبياً. كما يوجد أيضاً مجموعة "المقابلة" group interviewعندما يتم إحضار عدداً من الأشخاص يؤدون نفس العمل معاً لصياغة أو كتابة توصيف عمل مركَّب . وقد يستخدم هذا في حالات المسئولين من الإدارة المتوسطة أو العليا الذين يؤدون جميعاً نفس نوع العمل ، والذين يكونون قد تم إحضارهم معاً لحلقة أو ورشة عمل تدريبية.
وأسلوب آخر هو أن يطلب من أفراد الإدارة أن يكتبوا توصيف أعمالهم الخاصة بهم في نموذج من البداية إلى النهاية. وغالباً ما يكون هذا تمريناً مفيداً حيث أنه يدرِّب الأفراد على التفكير بدقة وبعناية فيما يفعلونه وما مدى واجباتهم ومسئولياتهم .