ما هي طريقة تحليل الوظائف
عبارة عن دراسة منظمة للوظائف لتحديد وتعريف
نشاطات العمل والواجبات والمسؤوليات الرئيسية المرتبطة بوظيفة معينة بالإضافة إلى
تحديد الحد الأدنى من المؤهلات العلمية والخبرات العملية والمهارات والمعارف
الواجب توفرها في شاغل الوظيفة لاداء الوظيفة على أكمل وجه.
1- منهجية منظمة لجمع المعلومات.
2- تركز على سلوكيات العمل والواجبات والمخرجات.
3- تعرف المؤهلات الواجب توفرها في شاغل الوظيفة
لأداء الوظيفة كما تحدد الظروف المحيطة التي يتم أداء الوظيفة تحتها.
4- تفسر الوظيفة كما هي عند تنفيذ تحليل
الوظيفة....ليس كما كانت في السابق .... وليس كما هي موجودة في منظمة/مؤسسة أخرى.
خطوات تحليل الوظائف:
الخطوة الأولى:
جمع المعلومات حول الوظيفة: وهنالك عدة أدوات وأساليب
لجمع المعلومات:
هنالك مجموعة متنوعة من الأدوات والأساليب الخاصة
بجمع المعلومات لغايات تحليل الوظائف واختيار الأسلوب الأفضل يعتمد على طبيعة
العمل الذي يتم تأديته, وبيئة عمل المؤسسة بالإضافة إلى المخرجات المراد الوصول
إليها.
وفيما يلي مجموعة من الأساليب التي سيتم
استخدامها ضمن منهجية تحليل الوظائف في المؤسسة لغايات جمع المعلومات الأساسية
لإعداد ومراجعة بطاقة الوصف الوظيفي, يمكن استخدام أي منها منفردة أو مجتمعة حسب
طبيعة الوظيفة:
1- أسلوب المقابلة
ينفذ محلل الوظائف مقابلة مع شاغل الوظيفة
ويستخدم هنا دليل المقابلة الذي يحدد الهدف من المقابلة وطبيعة الأسئلة الواجب طرحها,
ويمكن في بعض الحالات إجراء أكثر من مقابلة لنفس الوظيفة ومقارنة النتائج مع بعضها
البعض, وهنا يجب الأخذ بعين الاعتبار ما يلي:
1- احتمال السهو والخطأ في تقديم المعلومات من
قبل شاغل الوظيفة .
2- إضفاء أهمية أو مبالغة غير حقيقية من قبل شاغل
الوظيفـــــــــــة .
3- خلط التصور والتمني بالواقع الفعلي من قبل
شاغل الوظيفة.
2- أسلوب الاستبيان
يقوم هنا محلل الوظائف باستخدام احد الخيارين
التاليين أو كليهما معا:
1- الاستبيان المفتوح توزيع استبيان على شاغلي
الوظيفة ويطلب منهم فيه أن يقوموا بذكر المهام التي يقومون بأدائها بشكل رئيسي
ومتكرر ودائم، والمهام التي يقومون بها بشكل أقل تكرارا -ثانوي- والمهارات
المطلوبة لقيامهم بتلك المهام.
2- الاستبيان المنظم: يقوم محلل الوظائف بإعداد
قائمة بمجموعة من نشاطات/واجبات العمل التي يتوقع أنها ذات علاقة بالوظيفة ويتم
توزيعها على شاغلي الوظيفة والمسؤول المباشر عن الوظيفة لتحديد أي من هذه النشاطات
ذات علاقة بالوظيفة بالإضافة إلى تحديد الوقت اللازم لكل نشاط/واجب وحجم الإشراف
المطلوب ممارسته
ملاحظة: الاستبيان بنوعيه يتم إعداده حسب الوظيفة
ويتم هنا الاسترشاد بأهداف ومهام الوحدة الإدارية التي تتبع لها الوظيفة بالإضافة
إلى المسؤوليات الرئيسية للوظائف التي تقع ضمن نفس المسار الوظيفي للوظيفة المعنية
المراد تحليلها.
3- أسلوب المشاهدة/الملاحظة
يقوم محلل الوظائف بتنفيذ زيارات ميدانية لمشاهدة
شاغل/شاغلي الوظيفة في مكان العمل خلال أدائهم لإعمالهم ويسجل ما يقوم الموظف
بعمله وكيف يؤديه والمدة المستغرقة لأداء العمل/المهمة (يمكن استخدام هذا الأسلوب
في تحليل الوظائف النمطية والمساندة البسيطة ولا يفضل استخدامها في الوظائف التي
المتخصصة التي تتضمن أداء واجبات ذهنية).
الخطوة الثانية:
يقوم محلل الوظائف بدراسة المعلومات التي قام
بجمعها ومقارنتها مع بعضها البعض والتحقق من دقة واكتمال المعلومات المجمعة عن
المهام والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة ومطابقتها للواقع الفعلي ومدى التزامها بأهداف
وسياسات المؤسسة وذلك تمهيداً لإجراء أية تعديلات ضرورية على تقسيم العمل ومكونات
الوظيفة قبل البدء بكتابــــــــــة الوصف النهائي للوظيفـــــة ويجيب على الأسئلة
التالية:
1- تحليل هدف الوظيفة :
أ- هل هدف الوظيفة واضح ؟
ب- هل يتفق هدف الوظيفة مع أهداف
وسياسات المؤسسة ؟
ج- هل يتفق هدف الوظيفة مع أهداف
ومهام الوحدة الإدارية ؟
د- هل يتفق ويتكامل هدف الوظيفة مع
مجموعة أهداف الوظائف الأخرى في نفس الوحدة الإدارية ، وفي الوحدات الإدارية
الأخرى التي لها علاقة مع الوحدة الإدارية الخاصة بالوظيفة المعينة .
هـ- هل يبرر هدف الوظيفة وجودها كوظيفة
مستقلة أم أنها تشكل وظيفة "وهمية"
و- هل هناك تضارب أو تكرار أو تشابه
بين هدف الوظيفة وأهداف الوظائف الأخرى المشمولة في الوحدة الإدارية التي تتبع لها
الوظيفة أو في الوحدات الإدارية الأخــرى .
2. تحليل العلاقات الرأسية :
أ- هل هناك رئيس واحد مباشر لكل وظيفة
، وهل هناك تشابك أو عدم وضوح في التسلسل الإداري مثل : تبعية إحدى الوظائف لعدة رؤساء
.
ب- هل يتضمن هدف وظيفة الرئيس المباشر
: الإشراف على تحقيق مهام الوظائف التابعة له .
ج- هل يتناسب التسلسل الإداري مع حركة
سير العمل ويؤمن الرقابة الداخلية .
3- تحليل المهام والواجبات والمسؤوليات :
وهنا يتم التحليل من خلال ثلاثة محاور :-
المحور الأول : الوظيفة نفسها
أ- هل تتفق المهام / المسؤوليات التفصيلية
للوظيفة مع هدف الوظيفة ومسؤوليتها الرئيسية .
ب- هل هناك مهام أو مسؤوليات تخرج عن نطاق هدف
الوظيفة ومسؤوليتها الأساسية .
ج- هل هناك مهام / مسؤوليات يجب إضافتها لاستكمال
تحقيق هدف الوظيفة أو مسؤوليتها الأساسية .
د- هل تشكل طبيعة المهام / المسؤوليات وحدة
متناسقة من حيث المتطلبات المهنية والترابط والتسلسل العملي .
هـ- هل مهام / مسؤوليات الوظيفة متناسقة من حيث
مستوى الصعوبة .
و- هل تغطي المهام / المسؤوليات التفصيلية بوضوح
الدور الإشرافي للوظيفة الإشرافية على الوظائف التابعة بما في ذلك مهام التخطيط
والرقابـــة .
ز- هل تم وضع وتصنيف المهام / المسؤوليات حسب
أهميتهــــــا وبالتسلسل المنطقي لسير العمل وبترابطها ببعضها البعض .
ح- هل تستدعي المهام / المسؤوليات بمجموعها وجود
وظيفة مستقلة للقيام بها ؟
ط- هل يوجد أي تعارض بين المهام والواجبات من حيث
تطبيق مبادئ الضبط والرقابة الداخلية.
المحور الثاني : الوظيفة وعلاقتها بالوظيفة
الأعلى مباشرة وبالوظائف التابعة ( الأدنى )
أ- هل تشمل مهام / مسؤوليات الوظيفة المعنية أية
مهام / مسؤوليات مشمولة أو متشابهه مع مهام الوظيفة الأعلى مباشرة .
ب- هل تشمل مهام الوظيفة المعنية مهام / مسؤوليات
مشمولة أو متشابهه مع مهام / مسؤوليات الوظائف التابعة لها .
ج- هل تعكس بوضوح مهام / مسؤوليات الوظيفة الدور
التنفيذي وعلاقة الإشراف من قبل الوظيفة الأعلى ومستوى هذا الإشراف .
د- هل تعكس بوضوح مهام / مسؤوليات الوظيفة الدور
الإشرافي ومستواه على الوظائف الأدنـــــــــى .
هـ- هل يراعي توزيع المهام / المسؤوليات التوازن
في التفويض من الوظيفة الأعلى إلى الوظائف الأدنى .
المحور الثالث : مهام الوظيفة بالمقارنة مع
الوظائف الأخرى في نفس الوحدة الإدارية أو الوحدات الأخرى في المؤسسة
أ- هل يوجد أي تشابه أو تكرار في مهام / مسؤوليات
الوظيفة مع وظائف أخـــــــرى .
ب- هل هناك أي تداخل أو تضارب بين مهام /
مسؤوليات الوظيفة والوظائف الأخرى .
ج- هل يُفضل عملياً نقل مهمة / مسؤولية معينة إلى
أو من وظيفة أخرى لضمان انتظام سير العمل أو إحكام الرقابة أو تناسق المهام /
المسؤوليات ضمن الوظيفة الواحدة .
4. تحليل المعارف / القدرات / المهارات المطلوبة
لشغل الوظيفة :
( أ )
المؤهلات الدراسية :
- هل تتطلب مهام / مسؤوليات الوظيفة مستوى دراسي
أو علمي أو معرفة معينة (ثانوية عامة أو دبلوم أو بكالوريوس......الخ)
(ب)
الخبرة العمليـــــة :
- هل تتطلب مهام / مسؤوليات الوظيفة الممارسة
العملية السابقة في مجالات معينة للتمكن من تنفيذ العمل
بكفـــاءة.
- هل يجب أن تكون الخبرة أو الممارسة العملية في
المؤسسة نفسها أو في مؤسسات مشابهه .
( ج )
المهارات والقدرات :
- هل تتطلب مهام / مسؤوليات الوظيفة مهارات شخصية
أو مكتسبة خاصة للقيام بالعمل المطلوب بالشكل الصحيح مثل :-
* القدرة على التحليل .
* القدرة على حل المشكلات المعقدة .
* القدرة على الاتصال .
* الدقة الحسابية .
* الدقة في التنفيذ .
* القدرة على الحكم .
* سرعة التصرف والمبادرة.
* الإشراف والقيادة .
* القدرة البدنية.
( د )
اللغات / الحاسب الآلي :
- هل تتطلب مهام / مسؤوليات الوظيفة مهارات بلغة
معينه أو استخدام الكمبيوتر .
- ما هو نوع المهارة المطلوب في اللغة ( القراءة
، الكتابة ، التحدث ، الترجمة ) .
- ما هو نوع المهارة المطلوب من الكمبيوتر .
- ما هو مستوى المهارة المطلوب في اللغة ،
الكمبيوتر ( إتقان ، معرفة جيده ، إلمام )
نتيجة الخطوة الثانية:
بعد دراسة محلل الوظيفة لكافة المعلومات التي تم
جمعها وحصوله على إجابات لكافة المعايير أعلاه, فإنه يكون بإمكان محلل الوظيفة
الحكم على ضرورة وجود أو عدم وجود هذه الوظيفة واعتبارها وظيفة مستقلة تحقق جزئية
من أهداف الوحدة الإدارية التي تتبع لها وهذه الجزئية لا تحققها وظيفة أخرى موجودة
حاليا.
- الخطوة الثالثة:
يقوم محلل الوظيفة بإعداد بطاقة الوصف الوظيفي
الخاصة بالوظيفة باستخدام النموذج المعتمد لبطاقات الوصف الوظيفي بحيث تتضمن بطاقة
الوصف الوظيفي العناصر الأساسية التالية:
1. معلومات عامة عن الوظيفة:
- مسمى الوظيفة.
- مسمى المسؤول المباشر (حسب الهيكل التنظيمي).
- القسم الذي تتبع له الوظيفة.
- المديرية التي يتبع لها القسم.
- رمز الوظيفة.
2. الغرض/الهدف من الوظيفة:
شرح مختصر يبين الغرض/الهدف العام من الوظيفة.
3. أبعاد الوظيفة:
- الموازنة (التشغيلية/الرأسمالية) التي تتحكم
بها الوظيفة.
- نطاق إشراف الوظيفة: عدد المرؤوسين المباشرين
وغير المباشرين.
- أية أبعاد أخرى.
4. المسؤوليات الرئيسية المناطة بالوظيفة:
ويتم صياغتها بأسلوب موحد (فعل + مفعول به +
نتيجة/مخرج) وتسلسلها حسب أهميتها النسبية أو حسب التسلسل الزمني للأداء.
5. مؤشرات الأداء الأساسية (KPI’s):
والتي يتم من خلالها الحكم على مستوى أداء شاغل
الوظيفة للمسؤوليات الرئيسية المناطة بالوظيفة وبالعادة تكون عبارة عن مؤشرات يمكن
قياسها (أرقام , نسب مئوية)
6. متطلبات إشغال الوظيفة:
الحد الأدنى من المؤهلات العلمية والخبرات
العملية وأية مهارات ومعارف أخرى يجب توافرها في شاغل الوظيفة للقيام بمسؤوليات
الوظيفة على أكمل وجه.
كيفية تحديد مسمى الوظيفة:
عند قيام محلل الوظيفة بتحديد مسمى الوظيفة يأخذ
في الحسبان المعايير التالية:
أ- أن يُعبر مسمى الوظيفة عن هدف الوظيفة
ومسؤوليتها الأساسية .
ب- أن يعبر مسمى الوظيفة عن مستوى الوظيفة في
التسلسل الإداري (وظيفة إدارية عليا, إشرافية, متخصصة متقدمة, بداية مسار
وظيفي....الخ) .
ج- أن يعبر مسمى الوظيفة عن مستوى الوظيفة وعن
طبيعة عمل الوظيفة ( وظيفة علمية متخصصة, إدارية ، تنفيذية ، مساندة ، نمطية...الخ
) .
د- أن يتبع مسمى الوظيفة المسميات المعتمدة في
هيكل التنظيم الإداري للسلطة والمسار الوظيفي إن وجدت ضمن مسار وظيفي.
كيفية صياغة المسؤوليات الرئيسية للوظيفة:
1. يقوم محلل الوظيفة بناء على دراسته للمعلومات
التي تم تجميعها وفحصها وتنقيحها بتحديد المسؤوليات الرئيسية للوظيفة التي تأكد من
أنها تمتاز بما يلي:
أ- تحقق صفتي التكرار والديمومة.
ب- تنسجم مع أهداف الوحدة الإدارية التي تتبع
لها.
ج- لا تتعارض أو تتداخل مع وظيفة أخرى ضمن نفس
الوحدة الإدارية أو وحدات إدارية أخرى فيما يتعلق بمخرجات الوظيفة .
د- كل مسؤولية لها مخرج/نتيجة تختلف عن الأخرى
2. صياغة كل مسؤولية بحيث تكون عبارة عن جملة
دقيقة وموجزة وواقعية تُعطي صورة كلامية واضحة عن الأفعال والأنشطة المراد إنجازها
وكيف يتم إنجازها وماهية أهدافها ويجب على كل مسؤولية أن تبدأ بفعل وصفي دقيق في
صيغة المفرد الغائب وفي زمن المضارع.
مع الأخذ في عين الاعتبار ضرورة وجود قائمة
تعريفات موحدة للأفعال التي تستخدم في صياغة المسؤوليات في بطاقات الوصف الوظيفي
بحيث يعطي الفعل الواحد نفس المعنى في أي وصف وظيفي .
أمثلة
على الصياغة المعيارية للمسؤوليات :
· يعد(الفعل) التسويات البنكية (المفعول به)
للتأكد من مطابقة الرصيد الدفتري مع رصيد البنك شهريا (النتيجة/الهدف من أداء
المسؤولية)
يدرس
(الفعل) مهام الوحدات التنظيمية (المفعول به) وحصر أوجه التداخل والازدواجية في
مهام و/أو أهداف الوحدات التنظيمية قيد الدراسة والتحليل للتأكد من اتساق مسميات
الوحدات والمهام المناطة بها (النتيجة).
يرتب
(الفعل) السجلات والملفات (المفعول به) الخاصة بعمل القسم وحفظ(الفعل) الوثائق
(المفعول به) ومتابعة (الفعل) تحديثها دورياً للرجوع إليها عند الحاجة
(النتيجة/الهدف من أداء المسؤولية).
ربنا يوفق
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق