الإجراءات: هي خطط تشمل تفاصيل أكثر تحديداً من تلك
التي تتضمنها السياسات فالسياسة ترشد الأفراد إلى ما يجب عمله وما لا يجب
عمله, أما الإجراءات فتتضمن وصفاً دقيقاً للإجابة على ما يلي: كيف؟ متى؟
ومن ؟
كيف؟ أي كيفية تنفيذ العمليات.
متى؟ أي زمن التنفيذ.
من؟ أي من المسئول عن التنفيذ.
فالإجراءات: هي تحديد مسبق للخطوات التي يجب إتباعها
لتنفيذ العمل وتسلسله لتحقيق أهداف المنظمة. ومن جهة أخرى ينظر للإجراءات
على أنها وسيلة من وسائل تعقيد العمل والتنفيذ وسبباً في ضياع الوقت والجهد
والمال بدلاً من أن تكون وسيلة لتحقيق الفاعلية في الأداء.
لذلك فأن الإجراءات الجيدة لا بد أن تتوفر فيها الشروط التالية:
- أن تساهم في تحقيق الأهداف المنظمة.
- أن لا تتعارض مع السياسات .
- أن تضمن سرعة الأداء دون التأثير على جودته .
- أن تضمن التدفق المنطقي لتنفيذ الأعمال .
- أن تكون واضحة مفهومة وممكنة التطبيق للأفراد .
- أن تكون فعالة من حيث التكاليف مقابل المردود .
تقسم الإجراءات إلى أقسام حسب طبيعة العمل في كل قطاع.
1- الإجراءات المالية.
2- إجراءات الأفراد.
3- إجراءات الشراء.
4- إجراءات الإنتاج.
تبسيط الإجراءات:
هو زيادة فاعلية الخطوات الإجرائية عما كانت عليه
عند وضعها وذلك للاستخدام الأمثل للموارد المتاحة ويتم تبسيط الإجراءات عن
طريق رسم تسلسل الخطوات الخاصة بعمل معين وبعد تحليلها وتقييمها يتم
التبسيط وفقاً لما يلي:
- أما دمج بعض الخطوات في خطوة واحدة .
- أما إعادة ترتيب بعض الخطوات لضمان التسلسل المنطقي للخطوات السابقة .
- إما حذف بعض الخطوات غير الضرورية .
لائحة الإجراءات:
تعتبر لائحة الإجراءات من أهم وثائق التخطيط حيث يجب
أن تكون مكتوبة وذلك بهدف الرجوع إليها عند الاختلاف على تفسيرها أو
تطبيقها كما أن اللائحة تساعد على سرعة إعادة تبسيطها إذا لزم الأمر.
ربنا يوفق
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق