بناء فريق العمل

ما من شيء في الحياة إلا ويمر بعدد من المراحل التطورية التلقائية التي يتقدم من خلالها نحو النمو والكمال. وفريق العمل لا يختلف عن غيره في هذه الحياة من ناحية المرور بمراحل تطور، إلا أن هناك اختلاف في تصنيف هذه المراحل التي يمر بها الفريق أثناء بناءه وتطوره، وقد حدد (تكمان وجنسن) مراحل بناء فريق العمل بخمس مراحل هي:
1. التشكيل:-

 يقوم أعضاء الفريق في هذه المرحلة بالتعرف على بعضهم دون التفاعل والتعاون الواضح، فهي مرحلة جس نبض، يقوم الأفراد خلالها بتحديد السلوكيات المقبولة وغير المقبولة، وما هي الأهداف المطلوب تحقيقها؟ وما هي طبيعة مهام الفريق؟ وما هي التقنيات لتحقيق الأهداف المحددة؟ وتكون الاعتمادية بين الأعضاء في هذه المرحلة غير ظاهرة وبارزة.
2. العصف:-

 تمتاز هذه المرحلة بظهور الصراعات والخلافات المعارضة لأداء المهام بين أعضاء الفريق، ويظهر فيها عداء بين أعضاء الفريق وقائده كأسلوب لمعارضة بناء الفريق ويزداد عدم الانسجام بين الأعضاء مما يدعو إلى تدخل القائد لإيجاد سبل لإزالة الصراعات والوقاية منها، وضرورة إيجاد التعاون المتبادل.
3. المعيارية: -

 يقوم أعضاء الفريق في هذه المرحلة باعتماد مجموعة من المعايير والقيم التنظيمية لتنظيم علاقاتهم لتحقيق الهدف المطلوب، ويقوم القائد بتوضيح المعايير التي تحكم سلوكيات الأعضاء، كما يتبلور وجود حس وشعور بزيادة التماسك بين الأعضاء مما يؤدي إلى تقربهم بعضهم من بعض، وتظهر الثقة بشكل واضح بين أعضاء الفريق في هذه المرحلة.
4. الأداء:-

 تصبح العلاقات في هذه المرحلة بين أعضاء الفريق ثابتة ومستقرة والأدوار واضحة لكل واحد منهم، كذلك الهيكل والأهداف التي تساعد الفريق على أداء المهام المنوطة به، ويتم التركيز في هذه المرحلة على حل المشكلات واتخاذ القرارات.
5. الإنهاء:-

 يتم في هذه المرحلة حل الفريق وانتهاء مهامه نتيجة لتحقيق الأهداف المطلوبة، وينتهي التعاون بين الأعضاء بعد تحقيق الهدف أو البدء في تحقيق هدف آخر جديد.
ويرى القحطاني أن فريق العمل لا يتطور من تلقاء نفسه وأنما يتطلب تدخلاً مدروساً من قبل القائد بشكل يسهم في تطور الفريق، ويمكن استعراض مراحل هذا التطور والتي يلزم تطبيقها بالتتابع لتطوير فريق العمل كما يلي: -
1. مرحلة التشكيل: -

 حتى يكون الفريق أكثر نجاحاً فإن العضوية فيه يجب أن تأتي عن طريق الدعوة للانضمام إلى الفريق وليس التعيين، وإن كان التعيين هو الغالب. وفي الواقع يشعر أعضاء الفريق عند بداية التشكيل بنوع من القلق والتوتر الناتج عن إحساسهم بأنهم ليسوا على طبيعتهم ولا على سجيتهم، وكذلك ببعض التخوف مما قد يعتقده الآخرون عنهم. ولذلك يجب على القائد أن يتخذ بعض الخطوات الوقائية لمساعدة أعضاء الفريق على مواجهة ما يعانونه من عدم الشعور بالارتياح. ومن الخطوات التي يمكن أن يتبعها القائد ما يلي: أ-تزويد الأعضاء بالمعلومات اللازمة عن تشكيل الفريق ومهمته وطبيعته، وأن يعطيهم حرية الانضمام – إذا أمكن –إلى الفريق أو عدمه. ب-التخطيط والتهيئة لأفراد الفريق للقاء في أقرب فرصة ممكنة.. للتفاعل والتعرف على خلفية كل منهم وتاريخه وقيمه ومعتقداته ومعارفه ومهاراته وتطلعاته واهتماماته. دون أي حواجز أو تحفظات. وفي هذه المرحلة يجب على القائد التأكيد على الأعضاء بأن عليهم عدم تجاوز مرحلة التشكيل حتى يفهم بعضهم البعض، وذلك لما يوفره هذا التفاهم من وقت عند البدء الفعلي بالعمل في إنجاز المهمة، كما أن عليه أن يعمل التدابير اللازمة لتحقيق ذلك الهدف.
2. مرحلة المشاطرة في الغايات والأهداف:-

 في هذه المرحلة يجب على القائد مساعدة أعضاء الفريق حتى يصلوا إلى إدراك موحد للهدف المشترك الذي يربطهم ببعضهم البعض، كما، كما ينبغي التأكيد عليهم بأن تكون أهدافهم الشخصية الممكن تحقيقها من خلال الهدف المشترك واضحة لهم جميعاً. ولتتحقق أهداف هذه المرحلة فإن على القائد تزويد الأعضاء بتقرير كتابي عن الهدف الذي يسعى الفريق لتحقيقه من وجهة نظره الخاصة، ويطلب منهم الاجتماع لتحليله والتفكير فيه ومعرفة أهميته، ثم يطلب منهم تحديد المزايا التي تتحقق لكل منهم من وراء الإسهام في تحقيق هذا الهدف وتحديد أولوياتهم.
3. مرحلة تصميم خطوات العمل وتحديد معايير الأداء والسلوك:-

 إن على القائد أن يوجه أعضاء فريقه لرسم وتحديد الخطوات المتسلسلة التي يجب إتباعها، والعمليات المطلوب القيام بها لتحقيق هدف الفريق، وعلى الفريق ن يناقش الكيفية التي سيتم بها أداء العمل، وكيف ستتحقق أهداف الأعضاء الشخصية المرتبطة بذلك. ويتوقع من قائد الفريق –أيضاً –أن يوجه الفريق لوضع معايير لأعماله في المراحل المختلفة من أداء العمل، وكذلك وضع معايير لسلوك الأعضاء داخل الفريق، وأن يبين الإجراءات الواجب على الفريق اتخاذها عند تقصير أحد أعضائه في القيام بمهمته على الوجه المطلوب ، وكذلك توضيح ما يجب عمله عند انحراف العضو أو الفريق أو العمل عن الوجهة الصحيحة، مع ضرورة أن يتم ذلك على ضوء اتفاق في الرأي بين الأعضاء بالإجماع.
4. مرحلة توزيع المهام وتحديد الأدوار:-

 يوضح القائد في هذه المرحلة لأعضاء الفريق أن عليهم القيام بتوزيع المهام على أساس قدرات وخبرات الأشخاص، مع شيء من المرونة للتفاوض فيما بينهم، وذلك حسب العمليات والمعايير المتفق عليها سلفاً. وبما أنه يمكن اشتراك أكثر من شخص في القيام بمهمة معينة، فإنه يجب توزيع المهام وتحديد الأدوار بالاشتراك بين الجميع حتى يكون معروف للجميع نوعية المهمة المكلف بها كل فرد والدور الذي يقوم به، وذلك لكي يتحقق الفهم المتكامل والإدراك المشترك لمهام وأدوار الأعضاء.
5. مرحلة أداء الفريق وصيانته:-

 إذا تمت الخطوات السابقة بالطريقة الصحيحة، فإن ذلك كفيل بأن يساعد القائد في قيادته فريق العمل لتحقيق هدف بكل نجاح. وبما أن التنفيذ يتم بشكل جماعي مشترك، فإنه لا بد من أن يكون هناك تفاعلاً مشتركاً بين الأعضاء.. قد تكون نتيجته سلبية أو إيجابية. فإذا كانت إيجابية فإن ذلك يجب أن يؤخذ كعامل حفز ودفع للأعضاء ، أما إذا كانت سلبية، فإن الأمر يتطلب تدخل القائد لاتخاذ الخطوة التصحيحية اللازمة ، وهذا ما يسمى بصيانة الفريق ومعالجة الخلافات. وتأتي الصيانة عن طريق تبادل أعضاء الفريق للرأي فيما بينهم وتقييم التغذية الراجعة ( أو العكسية). إنجازهم للمهام المكلف بها كل واحد منهم، وتحديد درجة التقدم نحو الهدف المشترك. وقد يحتاج الأعضاء إلى التنسيق بينهم لأداء بعض الأعمال المتكاملة، أو لحل بعض المشاكل أو الخلافات التي تواجه الفريق، أو لتحسين قدراتهم على التعليم والتدريب اللازم لأداء بعض المهام. ومن ثم يتم تقييم أداء الفريق من وقت لآخر تقييماً ذاتياً.
6. مرحلة الاحتفال:-

 يرى البعض بأن مرحلة الاحتفال تعتبر مضيعة للوقت والمال، إلا أن ذلك غير صحيح، فالقائد الذي يهتم بتحليل ومراجعة نجاحات فريقه، ويهتم بمعرفة الكيفية التي تم بها الوصول إلى ذلك النجاح، يكون أقدر من غيره على تلك النجاحات. كذلك فإن اعتراف الفريق بمجهودات الأعضاء المجتهدين ومكافأتهم، ومنح الفرصة لجميع الأعضاء للابتهاج بنجاحهم أمر كفيل بأن يزرع الروح المعنوية العالية عند أعضاء الفريق، ويساعد على تحقيق النمو والتطور للفريق، وكذلك على تقوية الروابط والمساندة بين أعضائه.

وعند استعراضنا للمراحل التي تمر بها عملية بناء فريق العمل نجد أن للقائد دور كبير وأساسي في عملية تكوين فرق العمل كما أن هذه المراحل يمكن تقسيمها إلى مرحلتين أساسيتين هما:مرحلة التكوين ومرحلة التدعيم والصيانة للفريق، حيث تشمل الأولى: تشكيل الفريق، المشاطرة في الغايات والأهداف، تصميم خطوات العمل وتحديد معايير الأداء والسلوك، ومرحلة توزيع المهام وتحديد الأدوار، أما الثانية فتشمل: مرحلة أداء الفريق وصيانته ومرحلة الاحتفال.

ربنا يوفق