الاثنين، 5 مايو، 2014

معوقات حل المشكلات



بينما كثير من المشكلات يمكن تناولها بالدراسة طبقا للإجراءات الموضوعة إلا أنه فى كثير من الأحيان يواجه المدير مواقف معقدة تحتاج إلى عمليات تحليل طويلة ويتوقف نجاح المدير على قدرته على حل مثل هذه المشكلات ، وفى التطبيق العلمى قد يقع كثير من المديرين فى العديد من الأخطاء الشائعة فى تعريف وحل داخل المشكلة .

أولا : الأخطاء الشائعة فى تحديد وتعريف المشكلة:-
هناك ثلاثة أشياء رئيسية تجعل الفرد يفشل فى تحديد وتعريف المشكلة:
1- القائم بحل المشكلة لم يدرك المشكلة الفعلية أو لم يردها .
2- التعرف الخاطئ للمشكلة أو تحديد أسباب خاطئة للمشكلة أو كلاهما .
3- تجاهل مرحلة تعريف وتحديد المشكلة .

وندرس العناصر السابقة بالتحليل على النحو التالى :-
1- القائم بحل المشكلة لم يدرك المشكلة الفعلية أو لم يرها .
كثير من المشكلات لا تتم مواجهتها بسبب أنه لم يتم تحديدها أو تعريفها التعريف الصحيح وقد يكون لما يأتى

1/1 – بعض الأفراد يعالجون المشكلة من جانب رؤيتهم الشخصية للمشكلة :
قد يكون ذلك بسبب أنهم ينظرون إلى المشكلة على أنها مجرد إحساس شخصى ، وكنوع من إشباع الحاجة إلى الاحترام ، وبالرغم مما يصلهم من معلومات تساعد فى تعريف المشكلة تكون غير صحيحة أو أنهم يتجاهلون المعلومات والمشكلة معا ويحددون المشكلة ويعالجونها باسلوب شخصى اعتقادا منهم أن ذلك يشبع حاجاتهم لتحقيق الذات أو الاحترام .

1/2- المعلومات لم تصل فى وقت ظهور المشكلة أو أنها لم تشر إلى وجود مشكلة :
على سبيل المثال لا يقوم المرؤوسون بابلاغ رئيسهم عن مشكلة معينة ظهرت لأنهم لا يفضلون ازعاج المدير أو رئيسهم ، إنهم يقولون للمدير ما يريدون أن يسمعه ، وليس ما يجب ن يسمعه أو ما يجب أن يعرفه ، أنهم حريصون على أن يقولوا له أن كل شئ ممتاز ولو لفترة من الوقت قد تطول أو تقصر .

1/3- المشكلة معقدة درجة أن القائم بحلها يجد صعوبات فى فهمها :
فى مثل هذه الحالات لا يتم إدارك المشكلة بشكل صحيح وبالتالى صعوبة تعريفها وتحديدها.

1/4- عدم إدراك العاملين بوجود مشكلة فى محيط عملهم :
فى بعض البيئات أو أماكن العمل تظهر مواقف غير معتادة فلا يعرف العاملين ما إذا كان هناك مشكلة أم لا ، بالرغم من احساسهم بأن هناك شئ ما خطأ إلا أنهم لا يعرفون كيف يقولون أن هناك مشكلة حقيقية .

1/5- عدم وجود أهداف أو معايير :-
عدم وجود أهداف أو معايير يعنى عدم وجود مشكلات لهذا فإن عدم تحديد هدف المبيعات بالنسبة لإدارة المبيعات فإننا لا يمكن أن نقول أن لدى إدارة المبيعات أى مشكلة حتى لو تناقصت المبيعات .

2- التعريف الخاطئ للمشكلة أو الأسباب الخاطئة للمشكلة أو كلاهما :-
محاولة التعريف الصحيح للمشكلة لا يتم دائما بنجاح ففى التطبيق العملى يفشل غالبية متخذى القرارات فى ذلك لأن مجهوداتهم قد توجه إلى حل مشكلة أخرى غير المشكلة الحقيقية والتى لم يستطيعوا تحديدها أو تعريفها أو أنهم يحلون جزء أو أجزاء من المشكلة وليس المشكلة ككل ويحدث ذلك للأسباب الآتية :-

2/1- الموقف الواحد قد يتضمن أكثر من مشكلة متداخلة معا :-
فى داخل المشكلات المعقدة فإن بعض اجزاء المشكلة أو عناصرها تكون أكثر وضوحا من غيرها ، وقد يقع متخذ القرارات فى خطأ إذا اهتم فقد بما هو واضح أمامه من انحرافات معينة وذلك عند تعريف أو تحديد المشكلة أو العناصر التى شعر أنها أكثر أهمية .

2/2- المشكلات الواضحة ربما تكون أعراض لمشكلة عمقا .
تعريف المشكلة لدى الذى يفشل فى إدراك أعماق المشكلة يؤدى إلى حل غير صحيح للمشكلة ، على سبيل المثال ، إذا كان بعض العمال لديهم شكوى لسوء احتياطات الأمن بالمنظمة فقد لا يكون ذلك هو السبب قد يكون السبب هو سوء العلاقة بين العمال والمشرفين أو السبب عدم رضا العمال عن سياسات المنظمة الخاصة بنظم التقاعد أو الاستغناء عن العمال .

2/3- الاستناجات غير الصحيحة يمكن أن تقود إلى تعريف خاطئ للمشكلة
توضيحا لذلك نقول أن الاستنتاجات هى ملخص ما توصلنا إليه من حقائق وملاحظات تمت دراستها فإذا كانت صحيحة فهى تعتبر الأساس الذى نستخدمه فى تحديد بعض الأفعال المناسبة التى تؤدى إلى حل المشكلة ، أما إذا كانت الاستنتاجات غير صحيحة فإن تعريف المشكلة وحلها يكون خاطئا .

2/4- تساؤلات ضعيفة تؤدى إلى معلومات غير مفيدة أو لا تخدم متخذ القرار :
أن التساؤلات الخاصة بمرحلة تعريف المشكلة وأسبابها لها أهميتها ، والتساؤل الصحيح يساعد فى التوصل إلى تعريف المشكلة فى وقت أسرع إن البراعة هى أن نسأل السؤال المناسب . على سبيل المثال كانت هناك مشكلة فى إحدى المصانع تتلخص فى انخفاض مستوى جودة المنتجات . ودرت جميع الأسباب وقدمت كثير من الحلول إلا أن المشكلة ظلت كما هى ولقد تساءل أحد الأشخاص متى بدأت هذه المشكلة ، وبعد الإجابة على هذا السؤال كان السؤال التالى ما هى المتغيرات التى حدثت فى نفس الوقت ؟ ولقد اتضح أن هناك آلة جديدة تم تركيبها فى أحد عنابر المصنع وكانت أثناء تشغليها تحدث اهتزازات ضخمة فى عنابر الإنتاج مما كان يؤثر على الآلات الأخرى وبالتالى على العمليات الإنتاجية ومستوى جودة المنتجات.


2/5 – الاتجاهات والمعتقدات تضلل متخذ القرارات عن الاسباب الحقيقة للمشكلة :-
إذا كانت اتجاهات الإدارة والعمال بالمنظمة نحو العاملين بأنهم كسالى ، فإنها تفسر ارتفاع معدلات غياب العمال لكسلهم أو تكاسلهم ، بينما الدراسة العملية قد تشير إلى غير ذلك تماما .

1/6 – التبسيط الشديد للمشكلة ومسبباتها يؤدى إلى حل عديم الفائدة :-
فى كثير من الاحيان تعامل المشكلة على أنها بسيطة وسهلة فإذا ظهرت مشكلة ما ،يقول البعض أنها مشكلة اتصالات أو انها مشكلة صراعات شخصية أو أنها مشكلة تنظيمية إن كل ذلك يؤدى إلى حلول عديمة الفائدة .

1/7- اللوم والاتهامات وليس الأسباب .
فى كثير من الأحيان يبحث متخذ القرار عمن هو الشخص المتسبب فى الشخص أو اتهامه لا يعنى حل المشكلة أو أن المشكلة لن تتكرر لأن الأسباب الخفية وراء فشل الفرد لم تحدد ولم تصحح .

3- تجاهل مرحلة تعريف أو تحديد المشكلة :
وهذا هو الطريق الثالث الذى من خلاله يفشل متخذ القرار فى التعريف الصحيح للمشكلات وأسبابها وهناك ثلاثة أسباب رئيسية تجعل بعض متخذى القرارت يتجاهلون مرحلة تحديد وتعريف المشكلة .

السبب الأول : أن تحديد المشكلة يتطلب مجهودات عقلية أو ذهنية ، بعض متخذى القرارات لا يرغبون فى إرهاق أنفسهم فكريا أو ذهنيا ويفضلون تخطى هذه المرحلة والدخول مباشرة فى المرحلة الثالثة .
السبب الثانى : وهو أن يحاول متخذ القرار فعل أى شئ يجب عمله ، كأن يقول سوف أفعل أى شئ حتى لو كان خطأ .
السبب الثالث : أن يحاول القرار تحديد أو تعريف المشكلة على ضوء ما هو متاح لديه من حلول .

ربنا يوفق

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق