السبت، 9 أغسطس، 2014

التنظيم

مفهوم التنظيم
يرتبط التنظيم بالجهد الجماعي، فأي نشاط جماعي يقوم به شخصان أو أكثر لتحقيق هدف مشترك لا بد وأن يتوفر له شرط أساسي وهو أن تعمل الجماعة كوحدة واحدة، وهذا لا يأتي الا عن طريق التنظيم، فتجميع الجهود المتشابهة من حيث التخصص ووضعها في إجارات خاصة بها يوضح هذه الجهود ويزيدها قوة وصلابة ويؤدي لتوحيد تلك الجهود بما يحقق الهدف، وهذا يتطلب بالضرورة أن يقوم المدير المسؤول بتوزيع العمل بينه وبين مساعديه، ويبين علاقتهم ببعضهم البعض، ويحدد السلطات والمسؤوليات لكل منهم، بشكل يساعد على أداء العمل بأعلى قدر من الكفاية وهذا هو محو التنظيم.

تعريف التنظيم
هناك العديد من التعريفات للتنظيم، فقد عرفه البعض على أنه " الشكل الذي تتعاون فيه جهود جماعية لتحقيق هدف"، كما عرفه البعض الآخر على أنه "عملية ترتيب وتوزيع الموظفين بطريقة تؤدي لسرعة تحقيق الهدف وذلك عن طريق توزيع السلطات والمهام والمسؤوليات".

أهداف التنظيم
يساعد التنظيم على تحقيق الأهداف التالية:
1- إظهار أهمية ومدى المساهمة التي تقدمها الوحدة التنظيمية، وبالتالي مكانتها بالهيكل التنظيمي.
2- تخفيض التضارب والازدواجية والتداخل بين أهداف المستويات المختلفة وتخلصها من الغموض.
3- يساعد على تحديد نوعية ومدى النشاط الذي يعهد به المدير إلى كل وحدة وفرد بالتنظيم مهما كان حجمها ودرجة تخصصها.
4- يوفر المعايير اللازمة لقياس أداء الوحدات وبالتالي يمكن من تحسين مستوى الأداء ووضع قواعد لضبطه والتحكم فيه.
5- يسهم في تحقيق التمايز بين الأهداف والغايات الوسائل.

كيف يتمّ التنظيم؟
هناك ثلاثة عناصر أساسية للإجابة على هذا الاستفسار:
1- تحديد التقسيمات الإدارية : حيث يتم هنا تجميع الأعمال المتشابهة من حيث التخصص ووضعها في وظائف، والوظائف في وحدات إدارية صغيرة، والوحدات في أقسام، والأقسام في إدارات، ويتمّ هذا العمل بطريقة موضوعية، بغض النظر عمن سوف يشغل تلك الوظائف تبعاً لمبدأ "الوظيفة ليست ملكاً لشاغلها".
2- تحديد السلطات والصلاحيات الممنوحة لكل قسم وداخل كل إدارة.
3- تحديد العلاقات وطرق الاتصال بين الإدارات والأقسام المختلفة بالمنظمة.

ولعل من المبررات الواضحة لعملية التنظيم ما يلي:
1- أن العمل أكبر من أن يؤديه شخص واحد، ومن ثم ينبغي تقسيمه حتى يتمكن عدة أشخاص من القيام به.
2- يساعد التنظيم وتقسيم العمل على توزيعه على أعضاء الجماعة، فتوزيع العمل يتطلب تقسيمه لأجزاء.
3- الرغبة في الحصول على مزايا التخصص وتقسيم العمل، بحيث تتطلب مهمة ما مهارة متخصصة يتمتع بها المتخصص.
4- تحديد مسؤولية أداء العمل.
و التنظيم ليس هدفاً بحد ذاته، ولكنه وسيلة لتحقيق الهدف بكفاءة، وبالنسبة للمنظمة يكون هدف التنظيم مساعدة جميع العاملين بها على العمل بكفاءة وفي انسجام وتنسيق تام، كما يجب أن ندرك أيضاً من البداية أنه لا يوجد تنظيم أمثل بمعنى أنه لا يوجد هيكل أو شكل تنظيمي نعتبره مثالياً يصلح للتطبيق في جميع المنظمات على اختلافها، حيث أن لكل منظمة ظروفها وطبيعة أعمالها وحجمها وإمكانياتها وأهدافها الخاصة بالإضافة للضغوط البيئية المختلفة – داخلية وخارجية – والتي تؤثر في طرقة تصميم الهيكل التنظيمي وتحدد ملامحه الرئيسية.

خصائص التنظيم الجيد
التنظيم الجيد هو الذي يتفاعل مع التخطيط وتناسق معه لتحقيق الهدف الواحد وعن طريقه تتحقق فوائد ، منها:
1- تيسير إنجاز الأعمال بأسلوب يتفق مع السياسات المقررة وبما يحقق الأهداف بسرعة.
2- إحكام الإطار الذي ينجز فيه العمل ويباشر فيه النشاط، بحيث يشجع على النمو ويتجاوب مع التطور ويحقق زيادة تنوع النشاط.
3- الاستخدام الأمثل للقوى البشرية والمواد والمعدات والسعي ورائ الوسائل الفنية الحديثة في تأدية العمل.
4- استقرار حياة المنظمة أو المنشأة، وتليها ثقة المتعاملين معها لأن التنظيم القائم يعتبر قوة دافعة لعجلة النشاط.
5- تحقيق التعاون والانسجام بين أعضاء المنظمة وتجنب التضارب والازدواجية والاحتكاك الذي يضر بمصالح العمل.
6- الاقتصاد في الجهد والوقت والمال ما دام كل شخص في موضعه ويؤدي عمله الموكل إليه وما دام كل شيء بمكانه مما يؤدي لاستخدامه أفضل استخدام.

ومن هذا كله يتضح أن هناك خصائص معينة يلزم أن يتصف بها التنظيم الجيد، تتلخص في الآتي:
1- وحدة الأمر: بحيث يتلقى المرؤوس الأوامر مباشرة من رئيس واحد فقط هو رئيسه المباشر ولا يجوز له أن يرفع تقاريره إلا إليه.
2- التسلسل الرئاسي: أو مبدأ التسلسل الهرمي كما أسماه فايول، ومعناه أن يتضمن التنظيم تسلسلاً وظيفياً يوضح العلاقة بين الرؤساء والمرؤوسين، ويوضح اتجاهات خطوط السلطة من أعلى لأسفل.


3- النطاق المناسب للإشراف: هو العدد الأمثل من المرؤوسين الذ يستطيع أن يشرف عليهم الرئيس بكفاءة، وقد اختلفت فيه الآراء، فهو يخضع لعوامل عدة:
· طريقة العمل.
· درجة تفويض السُلطة.
· مدى القُرب المكاني بين الرؤساء والمرؤوسين,
· نوعية التقنية المستخدمة.
4- تفويض السُلطة: أن يعهد الرئيس ببعض سلطاته إلى عدد من مرؤوسه وبهذا:
· يخفف عبء العمل عن كاهله.
· يتفرّغ للمسائل الهامة وأهمها التخطيط.
· يتيح الفرص لمساعديه للتدريب على القيادة.
· تحقق السرعة في اتخاذ القرارات والبت في المشاكل اليومية.
5- الوضوح في تحديد المسؤوليات: إي لا بد أن تكون واجبات ومسؤوليات كافة أعضاء التنظيم واضحة ومحددة ومفهومة لكل منهم ومعلنة عليهم حتى يتمكن المدير من تجنب الفوضى والتضارب بين نواحي النشاط، وحتى تسهل مكافأة المجد ومعاقبة المقصر.
6- تكافؤ السلطة مع المسؤولية: تتمثل المسؤولية المترتبة على القيام بالواجبات، وعلى ذلك فليس من المعقول أن يتحمل شخص مسؤولية عمل معين دون أن يكون قادراً على مباشرة ذلك الواجب.
7- مراعاة الطاقة البشرية في توزيع الواجبات: لا ينبغي أن يعمل الفرد بأكثر من طاقته، فالتنظيم عبارة عن تفاعل بين الواجبات والقدرات، لذه لا بد من دراسة قدرات كل فرد بالمنظمة، لكي يتمّ تكليفه بالواجبات التي يستطيع القيام بها وتتناسب مع قدراته.
8- شبكة فعالة للاتصالات: حتى يتم تدفق المعلومات من أدنى المراتب لأعلى المستويات بسرعة ودون عوائق، يجب أن تكون هناك خطوط واضحة للسُلطة تبين وضع كل أفراد المنظمة، والتنظيم الأمثل هو الذي يرسم الطرق لعلاقات التعاون بين العاملين في مستوى إداري واحد أو متقارب، حتى يقلل من احتمال ظهور تنظيمات وعلاقات غير رسمية.
9- تجنب الازدواجية: يؤدي الازدواج لإرباك العمل ويتيح الفرصة للتهرب من المسؤولية وضياع الجهد والمال، لهذا كان من خصائص التنظيم الفعال أن يجمع الأعمال أو الوظائف المتشابهة في جهاز واحد، وقد يلجأ إليه أحياناً لتحقيق نوع من الرقابة الذاتية شريطة أن لا يكون مفهوماً منه أن قد وضع بسبب الشك في تصرفات العاملين وعدم الثقة بهم.
10- المرونة والبساطة: أن يقبل التنظيم التعديل وفقاً لمقتضيات التطور دون إحداث تغيير جذري في معاملة الأقلية، كذلك يجب أن يكون بسيطاً ولا تعقيد فيه كأن يشتمل عدد كبير من الأجهزة التي لا داعي لوجودها، أو أن يكثر عدد الرؤساء بالدرجة التي لا تتناسب مع عدد المرؤوسين.
11- استقرار التنظيم: ألا تجري فيه تعديلات إلا إذا كانت هناك أسباب قوية، وألا تبتكر واجبات وظيفية لكي تلائم شخص ما، أو أن تجزأ وظائف أخرى لمصلحة شخص آخر.. الخ.

ربنا يوفق

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق