السبت، 8 نوفمبر، 2014

الاخطاء الشائعة للتخطيط


1 - القيام بدور عرض الرجل الوحيد :-
و نقصد بهذا المبدأ القيام بكل الأمور بنفسك دون تفويض الآخرين، و اسباب ذلك اما للاعتياد على ذلك أو عدم الثقة في الاخرين و أصحاب هذا المبدأ ممن يرددون بيت الشعر
        ما حاك جلدك مثل ظفرك                       فتول انت جميع امرك
و اذا كنا قد سبق الحديث عن أن تحقيق الفاعلية في ادارة الوقت يعني تحقيق الاستفادة القصوى من الوقت مع الوصول لأفضل حالات التوازن مع اقل ضغط ممكن، فان هذا يتطلب الوعي التام و وجود آلية ذهنية في اختيار الأعمال التي نقوم بها، و هو ما مسماه فهم الأولويات
و الآن ما هي المهام والانشطة التي يمكن أن تقوم بتفويضها للآخرين في مجالات حياتك المختلفة؟
و بما أنك قد تخليت عن بعض ما تقوم به فالان قد خلقت وقتا يمكنك ان تضيفه للانشطة ذات الاولوية الاعلي او تبدأ في القيام علي الأمور المستقبلية المهمة غير الملحة او حتي تستمتع بالراحة و الترفيه عن الذات فانت تستحق ذلك.
وعن طبيعة المهام التي تفوض و من هو الشخص الذي نختاره في عملية التفويض لضمان تحقيق العمل فسنفرد لذلك موضوعا خاصا لاحقا ان شاء الله

2 - التركيز في المهام ذات الأولوية الأعلى فقط دون غيرها :-
نعم التركيز في المهام ذات الاولوية العليا مهم ولكن التوازن بين المهام المختلفة مهم ايضا و ذلك لتحقيق اكبر كم من الاهداف المختلفة و انت تحتفظ بطاقاتك و تركيز في التنوع ما بين صعوبة و مقدار الوقت الذي تقضيه في تحقيق الأنشطة المختلفة، فانتقالك من مهمة صعبة و طويلة الي اخرى سهلة و قصيرة يعني انك تقوم براحة نسبية و هذا من الاهمية بمكان و سنزيد في هذا الكلام لاحقا تحت موضوع باسم كيف تكون اسرع و اكفأ و أنشط في ما تعمل

3 - الانشغال بكل ما هو طارئ و عاجل :-
و هو ما يطلق عليه ادمان الطوارئ و هذا يحدث لنا جميعا فهناك شرك او خداع عقلي فلا نستطيع التمييز بين ما هو طارئ و ما هو مهم فليس كل ما هو طارئ مهم و علاج ذلك سهل جدا كل ما عليك أن تقف لحظة لتفكر في اهمية ما يطرأ عليك و تقرر اذا كنت تقوم به او لا تقوم به او تقوم بتفويضه او تأجيله لوقت اخر وفقا لقواعد فهم الأولويات

4 - ترتيب الاولويات في العمـل ترتيبا شـــخصيا دون الاعتبار بظروف الزملاء ومديرك :-
فاذا كان العمل يتتطلب التعاون بينك وبين زملائك ونهاية ينتهي الى تقيم مديرك فيجب مراعة ذلك وانت ترتب اولويات مهامك فعلي مستوى الشخصي يمكن لنشاط معين ان يأخذ أولوية منخفضة و لكن اذا نظرت الي اعتبارات ظروف العمل يرتفع الي اولوية اعلى

5 - التخطيط لكل وقت العمل كاملا:
فهذا له مردود نفسى سلبي لأن كثيرا ما تأخذ الأمور طرقا مختلفة عما خططنا لها ويمكن تجنب هذا ببساطة عن طريق التخطيط لـ 50 % من الوقت المتاح لتشعر بالحرية و تقليل الضغط و التعامل مع الطوارئ

6 - عدم وضع حد وقتي للأعمال :-
فالأعمال والأنشطة اما محببة للنفس تحب ان تتمادى فيه و اما غير محببة للنفس تريد ان تؤجلها و لا تقوم بها و كلا منهما له من الأثر السلبي على تحقيق الأهداف و لنعطي على ذلك مثالا و اثنين
انا و انت نحب أن نجلس مع الأصدقاء و نتحدث و نضحك و نريد أن نتمادى في ذلك مما قد يضر بالانشطة الاخرى قد تكون من الأمور الهامة و علي الجهة الاخرى من الممكن ان تقوم قائم على عمل لا تحبه نفسك أو اذا كنت طالبا لا تجد مادة دراسية لا تحبها و تتهرب منها و تؤجل القيام بما يجب عليك فعله اتجاه ذلك النشاط مما قد يضر بك في نهاية المطاف و سواء هذا او ذاك يكون الحل هو وضع حد زمنى و اطار زمني للانتهاء من الانشطة

7 - اختلال التوازن بين مجالات الحياة المختلفة :-
و قد تحدثنا عن ذلك سابقا فقط نعطي تشبيه لأهمية الاهتمام بجوانب الحياة المختلفة و كيفية اثراء الحياة عندما نتحرك فيها معا، الان انظر الي يدك ترى أصابعك فهي متجاورة فكل منها يمثل جانب من جوانب حياتك المختلفة فانت لتقوم بعمل يدوي تستخدمها جميعا و لا تستخدم واحدا فقط كما ترى روعة و سرعة الأداء عندما تستخدمها مثلا في الكتابة علي الكمبيوتر اذا كنت تجيد ذلك فلنثري حياتنا بالاهتمام بجوانب الحياة المختلفة

8 - القيام بالعمل دون التفكير في كيفية ان يضيف متعة لك :-
فطبيعة النفس انها تقوم بما تحب و تجد فيها شيئا يسعدها و لكن ازدحام العمل و فرض الروتين يحرمنا من التفكير بذلك و لكن هناك دائما فرصة لتسمتع بعملك وما تقوم به فقط فكر أنت كيف تفعل ذلك؟

9 - عدم الواقعية في التخطيط :-
وهذا له من الأثر السلبي السئ على النفس و ذلك يشتمل على عدم واقعية تقدير الوقت او الانشطة المراد انجازها او توقعاتك عن المعوقات التي تواجهك أثناء التنفيذ و هذا كله يكون بالتدريب و كسب الخبرة في كيفية التقدير لكل تلك الأمور مع الوضع في الاعتبار ان التخطيط ما هو الا تكوين رؤية و التنفيذ ما هو الا محاولة ايجاد تلك الرؤية قدر المستطاع دون ضغط.

ربنا يوفق

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق