مفهوم الرقابة:
هي الإشراف من قبل سلطة ما بقصد معرفة كيفية تنفيذ
الأعمال والتأكد من أن عناصر الإنتاج المتاحة مادية وبشرية داخل المنظمة
تستخدم استخداما فعالاً وفقاً للخطة الموضوعة.وبناءاً على ذلك فإن الرقابة
تعني الآتي:
- نطاق الرقابة يمتد ليشمل كافة الإعمال في المنظمة .
- الرقابة ليست فقط اكتشاف الانحرافات وتصحيحها إنما توقع هذه الانحرافات واكتشافها قبل أن تقع واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة .
- إن ممارسة مهام الرقابة وتصحيح الأخطاء يشمل كل المستويات التنظيمية .
- إن ممارسة وظيفة الرقابة تمكن من تصحيح الأخطاء التي لم تلحظ في عملية التخطيط .
أنـواع الرقابـة:
يمكن للمنظمة أن تطبق كل أو أي نوع من الأنواع الرقابية التالية :
1) الرقابة المسبقة :
وهي الرقابة التي تسبق التنفيذ وحدوث الانحرافات عن المعايير الموضوعة وتسمح باتخاذ الإجراءات التصحيحية قبل حدوثها.
2) الرقابة المتزامنة :
وهي الرقابة التي تكشف انحرافات الأداء أثناء تنفيذ النشاط.
3) الرقابة اللاحقة :
والتي تأخذ الخطوات التالية:
- قياس الأداء بعد حدوث التنفيذ وتحديد الانحراف .
- تصحيح الانحراف .
- تعديل الأداء الحالي .
- تحديد الخطوات العلاجية في المستقبل .
دورة عملية الرقابة
تعتمد دورة الرقابة على المراحل التالية:
- تحديد معايير الإنجاز .
- قياس الأداء ومقارنته بالمعايير .
- تفسير النتائج وتصحيح الانحرافات .
أولاً : تحديد معايير الإنجاز
يجب تحديد معايير واضحة ومحدده بدقة تتناسب مع موضوع القياس وذلك لتقييم النتائج على أساسها وهناك نوعين من الإنجازات
أ) إنجازات كميــة : الإنتاج السنوي من سلعة معينة:
ب) إنجاز غير كمي : هذا النوع من الإنجازات تجد المنظمة صعوبة كبيرة في وضع معايير لقياسها وحتى نتائج قياسها تكون غير دقيقة.
مثال:ما هو معيار درجة الرضى الوظيفي للعاملين ؟ لقياس ذلك يمكن الاستعانة ببعض المعايير مثل:
- معدل الغياب للعاملين أثناء فترة القياس .
- عدد شكاوى العاملين قياساً بالفترات السابقة .
فإذا تبين أن معدل الغياب للعاملين يميل إلى
الارتفاع وأن عدد الشكاوى في إزدياد مستمر فأنه يمكن القول أن درجة رضا
العاملين منخفضة والعكس
أنماط المعايير المستخدمة في قياس الأداء :
- معايير مالية : كمعايير تكلفة المبيعات، تكلفة المواد أو تكلفة العمالة .
- معايير طبيعية : كمية الإنتاج أو كمية المبيعات .
- معايير زمنية : المدة الزمنية التي ينبغي أن تؤدي فيها وظيفة معينة أو إجراء ما .
- معايير غير ملموسة : وهي التي يصعب التعبير عنها كمياً كالسلوك المهني مثلاً .
ثانياً: قياس الأداء ومقارنته بالمعايير
بعد أن يبدأ التنفيذ تبدأ المنظمة بمقارنة الأداء
الناتج بالمعايير المحدد لقياسه وذلك لتحديد مدي تطابق الأداء المحدد مع
الأداء المخطط أو لتحديد الانحرافات سواء كانت سلبية أو إيجابية.
ثالثاً: تفسير النتائج وتصحيح الانحرافات
تضمين هذه المرحلة ثلاث خطوات :
1) تفسير النتائج : بعد المقارنة
يتم تحديد طبيعة الانحرافات ودرجة تأثيرها على تحقيق الهدف بمعني أن لا
ينصب التفسير على جميع الانحرافات بل يتناول الانحرافات الاستثنائية التي
تقع خارج نطاق الحدود المسموح بها
2) تحليل أسباب الانحرافات : وقد يكون واحدة من الآتي:
- خطأ في الخطة .
- خطأ في التنفيذ .
- خطأ في المعيار الخاص بالقياس .
3) اتخاذ القرارات التصحيحية للانحرافات :
حيث يتم اتخاذ القرارات التصحيحية بالسرعة المناسبة لتصحيح مسارات الأداء بالنسبة للانحرافات.
الأدوات المساعدة في الرقابة:
يمكن الاستعانة بالأدوات المساعدة التالية لترشيد عملية الرقابة:
- الإدارة بالاستثنـاء.
- الإدارة بالمعلومات.
- الميزانيات التقديرية.
- النسب المالـيــة.
- البيانات الإحصائية.
- المراجعة الداخليـة.
- الملاحظة الشخصية.
ربنا يوفق
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق