الأربعاء، 29 أبريل، 2015

الهيكل التنظيمي للمنظمة وخطوات بناءه



مفهـوم الهيكـل التنظيمي :-
يجب أن تتحوط جميع المنظمات لضمان انتظام واستمرار الأنشطة الموجهة لتحقيق أهدافها وبخاصة أنشطة تخصيص الأعمال والإشراف والتنسيق ، وهذا الانتظام يمثل ما يسمى بالهيكل ، وحيث أن هذه الأنشطة يمكن ترتيبها بعدة طرق لذلك فان المنظمات تستخدم هياكل متباينة ومختلفة.

خطوات بناء الهيكل التنظيمي :-
أ- التكويـن التنظيمي :-
يشير هذا المصطلح إلى عملية تجميع الأعمال والأفراد في شكل وحدات إدارية ، بمعنى أنه من الضروري تقسيم العمل الكلى طالما أن النمو في حجم العمل مستمر ، وتستمر إعادة النظر في هذا التقسيم باستمرار نمو حجم العمل ، ويقوم التكوين التنظيمي على عدة أسس هي :-
1- الوظيفة حيث يتم تصنيف الأنشطة إلى عدة وظائف تعكس الانشطة الحيوية للمنظمة.
2- السلطة حيث يتم تصنيف الأنشطة إلى عدة سلع تعكس المنتجات السلعية الأساسية للمنظمة.
وبالطبع يمكن لعملية التكوين التنظيمي استخدام أكثر من أساس واحد في نفس الوقت فمثلا يمكن استخدام الأساس الوظيفي والأساس السلعي مع بعضهم البعض.
3- العميل حيث يتم تصنيف الأنشطة إلى وحدات خاصة بالعملاء وتعكس نوعية العملاء الحاليين للمنظمة.
4- الموقع الجغرافي حيث يتم تصنيف الأنشطة حسب الأساس الجغرافي بما يمكن من تكوين وحدات يسهل إدارتها.
5- العملية حيث يتم تصنيف الأنشطة حسب العملية بمعنى أن أساس التكوين هنا هو المعدات المستخدمة في صناعة سلعة ما.
6- التتابع حيث يتم تصنيف الأنشطة على أساس هجائي أو رقمي أو زمنى ؟

ب- نطـاق الإشـراف :-
ويطلق عليه أحيانا نطاق الرقابة أو نطاق التمكن أو نطاق الإدارة ، ويشير هذا المفهوم إلى معرفة كم عدد الوحدات التي تقع تحت إشراف فرد واحد ؟
وقد يكون نطاق الإشراف ضيقا ( عدد أقل من المرؤوسين ) وقد يكون متسعا ( عدد أكبر من المرؤوسين ).
1- مبررات نطاق الإشراف الضيق :-
*- أن عدد الأفراد العاملين تحت إشراف مشرف معين يكون كبيرا في المستوى التنظيمي الأدنى ويقل كلما اتجهنا صـعودا.
*- وإعادة عدد العلاقات التداخلية المحتملة بين المدير والمرؤوسين الذين يضمهم نطاق الإشراف حيث أن عدد العلاقات الشخصية في نطاق إشرافي معين يكون أكثر بكثير من عدد المرؤوسين الذين يضمهم هذا النطاق.
*- إن مدى تعقد عمل المشرف هو دالة للعمل نفسه حيث أن الفرد لديه نطاق اهتمام محدود بعدد الموضوعات التي يستطيع استيعابها ، علاوة على النشاط الذى يمكن أن يبذله بالفعل.
2- العوامل المؤيدة لنطاق الإشراف الضيق :-
*- الوقت والحيوية بمعنى أن يحاول المدير تجنب المسائل الصعبة مع الميل نحو قبول أعمال أقل جودة.
*- الطاقة الذهنية حيث أن بقاء العلاقات اليومية والاجتماعية في حدود الطاقة الذهنية للمدير يساعد على تحقيق مستوى أكثر دقة من الإشراف والرقابة.
*- الموقف الإشرافي المعقد حيث كلما كان الموقف الإشرافي معقدا ، كلما وصل الإداري إلى الحدود المادية لوقته وحيويته وذلك مع بلوغه حدود طاقة الذهنية.

3- عيوب نطاق الإشراف الضيق :-
*-عدم دقة الاتصال حيث يؤدى نطاق الإشراف الضيق إلى هيكل تنظيمي طويل ، وبالتالي يضعف الاتصال بين المديرين ومستويات التنفيذ.
*- عدم المرونة حيث يصعب تحقيق المزيد من المرونة في ظل نطاق إشرافي ضيق تضعف فيه دقة المعلومات والاتصالات.
*- تكلفة الإشراف حيث تزداد هذه التكلفة كلما زادت المستويات الإدارية في ظل نطاق الإشراف الضيق.
*- التأثير على المعنويات حيث تضعف المعنويات لدى المرؤوسين في حالة نطاق الإشراف الضيق عكس نطاق الإشراف الواسع حيث تزداد هذه المعنوية بين المرؤوسين.


ربنا يوفق

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق