" الإدارة ليست أكثر
من تحفيز الأخرين."
تهانينا، لقد حصلت اخيرًا على
الترقيه التي تريدها، والأن أصبحت المدير، ربما لأول مرة في حياتك المهنية. لذا،
ماذا تفعل الأن؟
إذا كانت هذه هي المرة الأولى لك
في الإدارة، فقد تكون متوتر بعض الشيء.
وهذا الشعور مفهوم، وشائع، وفي
الواقع، مُبرر تمامًا.
لأن هذا الأمر سيكون مختلف جدًا
عما فعلته و قمت به من قبل.
فالإدارة لديها مجموعة مختلفة
تمامًا من الأهداف والقواعد، كما تتطلب مجموعة مهارات مختلفة. وفي كثير من
الأحيان، فإن الأفراد الجُدد في الإدارة لايفهون تمامًا ما الذي يعنيه أن تكون
المدير، وكيف ستتغير حياتهم (نعم، ستتغير حياتك بالتأكيد). وهذا ينطبق خاصًة إذا
إنتقلت من الأجر بالساعة إلى نظام الراتب الشهري. وستتعرف على المزيد حول ذلك
لاحقًا.
سيقدم لك هذا المقال مجموعة
متنوعة من التوجيهات والإرشادات التي يمكنك إستخدامها للمساعدة في جعل الخروج من
الفترة الإنتقالية والتي غالبًا ما تكون مُربكة أمرًا منطقيًا. وهذا لايعني أن
تكون مجموعة كاملة من الإرشادات والتوجيهات التي تقوم بها يومًا بعد يوم. فهذا
المفهوم قد عفا عليه الزمن ، والأن أصبحت أنت المدير. ومع ذلك، فإن ذلك يعتبر
المُخطط التمهيدي المنطقي الذي سيساعدك خلال عملية تحديد الأهداف وإدارة الموظفين.
لذا؛ خذ نفسًا عميقًا و دعنَّا نبدأ!
الخطوات
1- اكتشف ما هي التغييرات التي
ستحدث حول دورك الأن، بعد أن أصبحت المدير. فما يُميز المديرين بشكل كبير هو غض
الطرف عن المفهوم المعروف بـ"المساهمات الفردية." فالمديرون ليسوا
مساهمين فرديين في المقام الأول. وهذا يعني أنك ستكون مسئول عن عمل الآخرين. بل
ويعتمد نجاحك على مدى أداء فريقك. فالأن انت المسئول عن المزيد من العمل أكثر مما
كنت تُنتجه بنفسك في اي وقت مضى (انظر التحذيرات). لا يمكنك إصلاح وحل جميع
المشاكل - لا تحاول حتى ... فهذا ليس عملك بعد الآن.
2_ الاستعداد للمرحلة الإنتقالية:
وهذا سوف يصبح أمر مُربك ومًحبط، ربما ليس على الفور، ولكن غالبًا ما يتم سحب
المديرين في اتجاهات متعددة . قد يكون لديك طريقة زي مختلفة لإتباعها. وسيكون لديك
قواعد جديدة للإلتزام بها (وخاصة في مجال الموارد البشرية)
· العثور على معلم أو مُستشار:
ليس مديرك المباشر، ولكن ابحث عن مدير آخر لديه الكثير من الخبرة واطلب من هذا
الشخص مساعدتك على الإنتقال. ويُعد ذلك أداة مهمة جدا وغالبا ما يتم تجاهلها.
وستكسب أيضًا تقديرًا كبير في أعين فريق الإدارة العُليا. لأن ذلك يُظهر النضج.
· الانضمام إلى مجموعة الشبكات:
هناك الكثير من هذه (توستماسترس على سبيل المثال) . إسأل المديرين والمديرين
التنفيذيين الآخرين عن النوادي المحلية. استفد من فرص التواصل في منطقتك.
· اتصل بقسم الموارد البشرية:
اذهب إلى قسم الموارد البشرية واسأل عمَّا إذا كانت هناك أي كُتب للموارد البشرية
أو دورات تدريبية يُمكنك استخدامها لمساعدتك. اقرأ قليلًا أشياء متعلقة بكونك
مدير. فهناك عدد ضخم من الأعمال الأدبية حول هذا الموضوع. اقرأ بعض الكتب الأكثر
شهرة مثل ("مدير في دقيقة واحدة" و "العادات السبعة للأشخاص ذوي
الفعالية العالية" فهم المواد الغذائية الأساسية.)
· ساعد موظفيك على التعاون
والتعامل: فمن المُمكن أن يكون الأفراد الذين ستديرهم قد أعتادوا أن يكونوا زملائك
والذي سيكون سبب الحسد (أو ربما يؤي إلى الإستياء) والخلاف. لا يُمكنك منع ذلك،
ولكن إذا حافظت على أن يكون خط التواصل مفتوح، فإن هذا سيقلل من تلك المسألة.
ولكن، تذكر أنك الأن تُمثل الإدارة، وبينما كنت لا تريد أن تتباهي بذلك، لا يمكنك
السماح لأقرانك السابقين الاستفادة من تلك العلاقة السابقة. حتى ل لميكنا زملائك،
فإن الحصول على مدير جديد يعتبر أمر مثير للقلق دائمًا. خاطب الموظفين، واسمح لهم
بمعرفة خططك. قم بإنشاء علاقة بين المدير والموظفين في وقت مبكر، حتى لو كان الأمر
يبدو مُحرجًا بعض الشيء في البداية لا تخجل من ذلك ... فقط اتبع الخطوات، وكن
نفسك، و لا تنسى من أين بدأت.
· لا تهمل الأسرة: زوجك ، زوجتك،
رفيقك أيًا كان، الأطفال إن وجدوا، أصقائك الذين مازالوا بحاجة إلى إهتمامك كما
فعلوا هم من قبل. وسيكون ليك الكثير من الأشخاص في عقلك الأن. فالإدارة هي
الإنتقال الصعب، لذا؛ حافظ على أولوياتك. إذا سمعت أشخاص يذكرون أنك أصبحت بعيدًا
عنهم، قم بتدوين ذلك. لا تع حياتك المهنية تدمر علاقاتك الأسرية (فلن تكون الأول.)
· لا تهمل صحتك: حسنًا، لقد
اكتشفت أن هذا في الواقع مُتعة، فالعمل مُثير، وأنت تعمل لساعات طويلة، ربما تعمل
أكثر في المنزل، و تبقى حتى وقت متأخر ليلًا، وتستيقظ مبكرًا، كما تقوم بعمل عظيم
في التعامل مع الأسرة والأطفال... هل تحصل على قسط كافي من النوم؟ هل أنت مُتأكد؟
3_ حدد أهدافك: ما هي أهدافك
المُحددة و المُقاسة؟ هل لديك أهداف كل ساعة أو يومية أو أسبوعية يجب تلتزم بها؟ و
ماذا عن أهدافك الجديدة مثل مراجعة الإنتاجية؟ قم بكتابة كل شيء، والصقه في مكان
بارز (انظر النصائح). وسيكون ذلك قائمتك المرجعية. الكلمة الإحتراسية هنا، ان هذه
القائمة ستتغير مع مرور الوقت؛ لأنها وثيقة حية. وق تبقى بعض الأشياء كما هي في
القائمة (مثل؛ مستويات الخدمة) ولكن قد تتغير أشياء أخرى اعتمادًا على
الاستراتيجيات التي تُسلمها لك الإدارة التنفيذية . راجع قائمتك في كثير من
الأحيان، بعين نقدية، وقم بتنقيحها عند الضرورة.
4_ تعرف على فريقك: أنت بحاجة إلى
معرفة نقاط القوة والضعف الفردية لكل عضو من أعضاء فريق العمل. يعمل جون بسرعة
كبيرة ولكن يفتقد أحيانًا بعض التفاصيل. جين دقيقة بشكل لا يصدق ولكن لديها مشاكل
مع حجم العمل المُعالج. بيل لديه علاقات مذهلة مع العملاء ولكن لا يمكن أبدًا أن
يقول "لا" للعملاء، في حين أن ماري لديها مهارات تقنية ممتازة ولكن
لديها قصور في مهارات التواصل مع الأفراد. فأنت بحاجة إلى معرفةكل هذا بشكل جيد
جدًا. وسوف تستخدم تلك المعرفة لتوازن بين إنتاجية فريقك.
5_ قم بمطابقة المهام مع
الموظفين: استخدم المعلومات التي استخلصتها من الخطوات المذكورة سابقًا لمطابقة
الأشخاص مع العمل. وهذا ما يسمى مهمة العمل القائم على المهارات. فأنت تريد أن
تلعب على نقاط القوة لكل شخص وتقلل مهام العمل التي من شأنها أن تستهدف ضعفه. إذا
كان لديك الفرصة، قم بوضع الأفراد الذين لديهم مجموعات مهارة مشتركة سويًا. قد تضع
جون وجين على مشروع معا، أو تجعل ماري وبيل يتشاورون معًا على عرض تقديمي.
6_ اجتمع مع أعضاء فريقك:
اجتماعات منتظمة واحد على واحد أمر بالغ الأهمية للإدارة الجيدة. ولهذه الاجتماعات
أغراض متعددة.
· إعطي ملاحظات حول الأداء
الوظيفي: قم بمناقشة أهداف الأسبوع السابق بما في ذلك ما سارت بشكل جيد، وما هي
المجالات التي قد تتحسن في المرة القادمة وكيف يمكن الحصول على هذا التحسن. و
سيؤدي ذلك إلى ...
· حدد أهداف الاجتماع التالي:
يُشار إلى ذلك عادة بإسم "بنود العمل" وستشكل الأساس لإستعراض الإنتاج
الأسبوعي القادم.
· تعرف على قضايا الموظفين: أنت
على وشك أن تكو بعيدًا عن الإتصال الآن. ويجب أن تُدرك تمامًا أن الطريقة الوحيدة
لتتبع القضايا التي تؤثر على أداء فريقك (وبالتالي وظيفتك) هو الاستماع إلى
موظفيك!
· اطلب أفكار من موظفيك: يريد
موظفوك أن يشعروا بالمشاركة. وبدون استثناء، فإن العامل الأول الذي يحفز الأشخاص
الذين يغادرون العمل هو سوء الإدارة - التي غالبًا ما تنبع من الشعور بالتجاهل .
سيتم تصنيفك ليس فقط على أداء فريقك، ولكن أيضا على معدل الدوران الخاص بك.
· الدافع: في محاضرات بيتر
سكولتس، يشير إلى أن الناس يحفزون أنفسهم. ويجد أفضل المديرين السبل الكفيلة
لتحفيزموظفيهم على أداء وظائفهم بشكل جيد وبفخر. استخدام هذه المحاضرات لمعرفة ما
يُحفز موظفيك، واستخدام تلك التغذية المرتدة لتحسين مساهمتهم.
7_ كن مرئيا: يجب ألا تعزل نفسك
عن الفريق. ففي بعض الأحيان قد يبدو عبء العمل الأول ساحقًا، وقد يكون لديك ميل
إلى عزل نفسك بعيدًا عن الموظفين لمواكبة الأمور ،وخاصًة مع عبء ورق العمل الجديد
الذي سيكون لديك. ولكن، يجب أن لا تعطي مظهر كونك متكبر أو صاحب "البرج
العاجي ". فإذا كان أعضاء فريقك لا يرون قائدهم، فسوف يطورون سلوك الفوضى.
وستكون الأمور سيئة للغاية بالنسبة لك. وحتى إذا كنت تُدير الموظفين عن بعد، فأنت
بحاجة إلى التأكد من أنهم "يشعرون" بوجودك. وإذا كنت تدير أقسام متعددة،
تأكد من زيارة جميع الأقسام بشكل منتظم.
8- قم بتوثيق أنشطة فريقك: ستركز
مراجعة أدائك الشخصي بشكل كبير على أداء فريقك، لذا احرص على الاحتفاظ بسجل مكتوب
للإصدارات و نقاط الخلاف والإنجازات. وسيكتسي ذلك أهمية خاصة إذا كانت هناك قضايا
هامة تم إنشائها. فمن المتوقع حدوث مشاكل؛ ولكن الطريقة التي تتعامل بها أنت
وفريقك مع تلك المشاكل يجب أن يكون محور جهودك.
9- مكافأة الأداء: هذا لا يعني
المال ... على الرغم من المال شيء لطيف و جيد، إلا انه لا يُعد الدافع الرئيسي
للأداء على رأس العمل. لكن، الإعتراف والتقدير هو الأمر الأكثر فعالية. لذا؛ إذا
كان لديك السلطة، قم بمنح إجازة كـمكافأة على الأداء (يوم إضافي بسبب فعل شيء
استثنائي( . اجعل المكافآت امر اعتيادي و منتظم و قابل للتحقيق ولكنه من صعب. وعند
إعطاء المكافأة، واجعلها معروفة (فالمكافأة علنًا، تُلاحظ بشكل خاص)
10_ تعلم التدريب: سيكون هناك
حتمًا الأوقات التي تحتاج فيها إلى تصحيح السلوك. تعلم كيفية القيام بذلك بشكل
صحيح. فإ ذا كنت تفعل ذلك بشكل صحيح، سوف تحصل على النتائج التي تريدها. وإذا كنت
تفعل ذلك بشكل سيء، فإن الأشياء يمكن ألا تصير على ما يرام.
استشارات موارد بشرية وتدريب
https://hrandtraining.blogspot.com.eg/
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق