الوصف الوظيفي لجذب الموظفين الاكفاء

لدى كل شركة منهجيتها الخاصة تجاه كتابة الوصف الوظيفي: منها ما يتجه نحو جعله عام وغامض بعض الشئ لترك المجال الكافي لحرية التصرف الفردية المعطاة للموظف، ومنها ما يفضل كتابته بطريقة مفصلة جدا إذ تذكر فيه الواجبات كافة المسندة إلى كل وظيفة وحتى الأهداف والواجبات الشهرية، والأسبوعية واليومية.

بغض النظر عن درجة التفصيل المتبعة في كتابته، يلعب الوصف الوظيفي دورا أساسيا في جوانب مهمة من المسيرة المهنية مثل الجانب التوظيفي وتقييم الآداء العام والجوانب التي تتعلق بتحديد الرواتب والزودات والأمور القانونية كما يلعب أيضا دورا أساسيا في عملية تحديد الطريق الى النمو والتطور المهنيين. قام خبراء التوظيف في الشرق الأوسط، بإعطائكم بضعة نصائح تساعدكم على كتابة وصف وظيفي فعال وجيد. بضع نصائح أساسية: مهما كان الشكل الذي رغبت في اتباعه في كتابة نص الأوصاف الوظيفية الخاصة بشركتك، لا بد لك من إتباع هذه المعايير:

• الوضوح في التعابير المستخدمة والإيجاز في الكتابة
• شمولية النص وعدم نسيان ذكر أي نقطة أساسية
• مفهوم من قبل الأشخاص المخصص لهم
• متناسق مع مبادىء الشركة
• مكتوب بطريقة ذكية مما يعني ان يكون قد احتاج لاجراء بحوث عدة خلال تحضيره

البداية: 

قبل الشروع بكتابة وصف وظيفي ما، يجب القيام بعدد من الدراسات حتى يصبح كاتب الوصف على معرفة تامة بالوظيفة ذاتها ولا سيما المهنة التي تتبع لها وأفضل طرق ممارساتها حيث يجب قضاء الوقت الكافي في جمع الإجابات عن الأسئلة التي تدور حول جوانب الوظيفة كافة التي يكتب وصفها.الق نظرة على السجل الخاص بواجبات تلك الوظيفة الموجود في شركتك وادرس موقعها في التراتبية التنظيمية للشركة واستفسر عما إذا كان هناك أي تغيرات يجب إدخالها. على الأوصاف الوظيفية التطور لتشمل المواد التدريبية واقتراحات المسؤولين في الشركة ومتطلبات العمل الحديثة إلى جانب التغيرات في أولوياتها والتغيرات في التراتبية التنظيمية للشركة وتلك التي تطرأ على تعلميات آداء الوظيفة بفاعلية. كما يعد أخذ المعايير التي تجعل الوظيفة أكثر جاذبية وتنافسية ومكافأة وإنتاجية من ضرورات تصميم وصف لوظيفة ما.

بعد أن أصبحت على معرفة تامة بجوانب الوظيفة كافة، اقض بعض الوقت بقراءة بعض الأوصاف الوظيفية المعدة من قبل شركات وأطراف أخرى حتى تضاعف من جهوزيتك للقيام بهذا العمل. طالع المجلات المهنية وتلك المتخصصة بالموارد البشرية، قم بزيارة مواقع التوظيف الإلكترونية المتميزة كما عليك قراءة صفحات الإعلانات في الجرائد والأدلة الصادرة عن الحكومة الخاصة بكتابة الأوصاف الوظيفية والكتب المتخصصة في هذا النوع من المواضيع حتى تحصل على مخزون جيد من الأفكار والنماذج التي تناسب شركتك والوظيفة التي تحضر لها هذا الوصف. يعد إتمامك لهذه الأعمال أمر مساعد يضمن لان تكون الأوصاف أصولا هامة للشركة ومحركات للنمو بدلا من كونها عوائق غير ضرورية. تذكر أن هذه الأوصاف يجب أن تكون مباشرة في طرحها كما ان العمل عليها يجب أن يبقى مستمرا، حيث يجب إضافة أي تعديلات عليها في الوقت الذي تعمل فيه على تحليل كيفية مضاعفة جاذبية وإنتاجية وظيفة ما وليس ببساطة إعطاء صورة جامدة عن شركتك اليوم. 

المحتويات:

  تحتوي الأوصاف الوظيفية على العناصر التالية كحد أدنى:

• المسمى الوظيفي
• ملخص الوظيفة
• مسؤوليات الوظيفة
• قنوات التبعية
• المتطلبات/المؤهلات الدنيا للوظيفة
• مكان العمل
• الأجر والمميزات

المسمى الوظيفي 

  يعكس المسمى الوظيفي متطلبات الوظيفة بدقة وإيجاز. فعليه ان يبين كل من طبيعة الوظيفية ومستواها أو مرتبتها في الهرم الوظيفي في الشركة مثل كبير المحاسبين، كبير المهندسين، مراقب مساعد، مدير مبيعات. انتبه إلى المسميات التي تختارها بسبب إختلاف المتطلبات لكل مسمى؛ فمثلا لا تعد واجبات كل من مدير المكتب، السكرتاريا، المساعد الخاص، المساعد التنفيذي للمدير مشابهة. كما عليك ان تكون متنبها إلى إنسجام المسميات مع ثقافة العمل في الشركة والتراتبية التنظيمية فيها إلى جانب تماشيها مع الوظائف المماثلة الموجودة في مجال العمل نفسه. 

ملخص الوظيفة

 يعبتر هذا الملخص بمثابة وصف موجز للوظيفة وجوانبها كما عليه الا يتجاوز الثلاثة أو أربعة أسطر تذكر بإيجاز الأهداف وطبعية العمل بشكل عام ودورالوظيفة في الشركة إلى جانب مستوى العمل المسند إليها. ويمكنك التعامل معها على أنها موجز لمهمة وظيفة معينة. 

مسؤوليات الوظيفة 

  تقدم هذه المسؤوليات وصف لصاحب الوظيفة عن الواجبات المسندة إليه والتي سيحاسب عليها. يجب ذكرها في قائمة واضحة ومختصرة مخصصة للواجبات الرئيسية والمسؤوليات الثانوية التابعة للوظيفة التي تعد عناصر هامة جدا للنجاح. بالإضافة إلى ذكر المسؤوليات الرئيسية للوظيفة، يعد من الحكيم ذكر المسؤوليات والواجبات الثانوية التي لا تستغرق الوقت الطويل في تنفيذها اذ انها تعتبر في نفس الوقت عنصرا مكملا للوظيفة يتوجب ذكره عند كتابة وصف لوظيفة معينة. كن وافيا ومحددا في قدر الإمكان في وصفك للواجبات الوظيفية لتجنب الغموض والالتباسات التي قد تطرأ لذا حاول ان تستخدم مثل هذه التراكيب "المشاركة في المشاريع الأخرى التي تساهم في تلبية أهداف الشركة العامة" أو "تنفيذ الواجبات الأخرى غير الضرورية" لضمان مرونة الوظيفة في حال ظهور حاجة لذلك. 

قنوات التبعية

 تذكر قنوات التبعية الجهات التي تتبع لها هذه الوظيفة وأي واجبات إشراف أخرى تسند للوظيفة وغيرها من العلاقات. 

المؤهلات/ المتطلبات الدنيا للوظيفة 

  يذكر هذا القسم المتطلبات الدنيا التي يجب توافرها لآداء الوظيفة حيث يندرج ضمنها كل من التعليم والخبرة والتدريب والمهارات والمؤهلات والشهادات. يذكر هذا القسم أيضا السمات والقدرات الخاصة الضرورية للنجاح في هذه الوظيفة مثل: المبادرة العالية، والتمتع بمستوى اندفاع عال، وامتلاك رغبة قوية بالنجاح، والتمتع بمعدل نزاهة مرتفع، وامتلاك أخلاقيات عمل عالية، والقدرة على العمل الجماعي، والقدرة على العمل في جو من الضغط والتوتر، والقابلية على السفر بالإضافة إلى القدرة على قيادة فريق كبير والقابلية على تغيير مكان العمل. 

مكان العمل 

 يجب ذكر مكان العمل بوضوح كما انه من الأفضل ذكر أي مخططات مستقبلية لتغيير موقع الوظيفة. 

الراتب والمميزات

 يعد تحديد أهمية هذه الوظيفة لشركتك أمر ضروري يجب التطرق إليه عند وضع الراتب والمميزات المخصصة لها. على تحليلات الحقل المهني المعيارية مصاحبة عملية وضع المقاييس والمعايير الداخلية في الوقت الذي تقرر فيه أهمية الوظيفة وكيفية تعويض العامل فيها عن أتعابه؛ تعتبر استبيانات ودراسات الأجور مصدرا مفيدا في هذا المجال. تفضل شركات عدة عدم إدخال أرقام فعلية في الأوصاف الوظيفة التي تعدها حيث تعمد على ذكر أن "الراتب يحدد وفق مؤهلات الشخص" أو "يناقش موضوع تحديد الراتب في المقابلة". قد يؤدي عدم ذكر الراتب إلى الإخفاق في تصفية الأشخاص المتقدمين للوظيفة الذين تختلف توقعاتهم بشكل كبير عن معايير الوظيفة. 

في الختام

 لا يساعد الوصف الوظيفي الدقيق والواضح والمبني على دراسات جيدة في مرحلة التوظيف فقط بل يعمل على ضمان كفاءة وتناسب الموظفين مع الوظيفة بالإضافة إلى المساعدة في عملية الإدارة اليومية وفي مرحلة التقييم الوظيفي. يساهم ذكر وتحديد الواجبات الوظيفية بوضوح ودقة في تخطي الإرتباك والغموض الذي يكتنف الوصف الوظيفي كما يساهم أيضا في تجنب التكرار غير الضروري. فضلا عن ذلك، تتطلب الإعتبارات التنظيمية لبعض المهن ضرورة إلتزام الوضوح في ذكر خطوط المسؤولية. 

ربنا يوفق