الأحد، 18 يناير، 2015

الاجتماعات الفعالة



جدول الأعمال :-
1- تحديد مواضيع الاجتماعات حسب الأولوية،
2- تحديد الأهداف من وراء الاجتماع
3- فسح المجال أمام المشاركين لإدراج نقط أخرى ليست مبرمجة في الاجتماع تحت خانة "مختلفات"

مواعيد الاجتماع :-
1- تحديد الموعد والموضوع والمكان أسبوعا على تاريخ الاجتماع،
2- توزيع الوثائق الضرورية على المشاركين في نفس الآجال،
3- ضبط التوقيت من خلال برنامج دقيق،
4- مراعاة عامل الملل والعياء عند المشاركين.
مكان الاجتماع:
5- اختيار فضاء مناسب للاجتماع ( عامل الراحة )
6- الجلوس على شكل دائري،
7- تجهيز القاعة بمختلف الآليات ( المنظار الخلفي ، التلفزة ، فيديو ...)

تدبير الاجتماع :-
1- يستقبل بالترحيب
2- يمتاز بالمرونة
3- ينصت كثيرا ويتكلم قليلا
4- بشوش ولبق
5- يوضح عند الاقتضاء
6- يوجه
7- يوزع
8- يعيد الصياغة ( صياغة المشاركين ) ليدقق أكثر
9- يربط بين الآراء
10- يلخص ويساعد المقرر
11- يحث على المشاركة ويوقف الثرثار بطريقة لبقة
12- يوقف الاجتماع قصد الاستراحة تجنبا للتوتر الناتج عن التعب.
13- يضبط الوقت.

الموثق أو المقرر أو الكاتب :-
1- يحرر محضر يحتوى على جميع المعلومات المتعلقة بالاجتماع،
2- الزمان- المشاركون ، الموضوع ، الهدف
3- مجمل التدخلات
4- الخلاصة
5- القرارات المتخذة
6- تاريخ ومكان الاجتماع المقبل

ربنا يوفق



ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق