جدول الأعمال :-
1- تحديد مواضيع الاجتماعات حسب
الأولوية،
2- تحديد الأهداف من وراء
الاجتماع
3- فسح المجال أمام المشاركين
لإدراج نقط أخرى ليست مبرمجة في الاجتماع تحت خانة "مختلفات"
مواعيد الاجتماع :-
1- تحديد الموعد والموضوع والمكان
أسبوعا على تاريخ الاجتماع،
2- توزيع الوثائق الضرورية على
المشاركين في نفس الآجال،
3- ضبط التوقيت من خلال برنامج
دقيق،
4- مراعاة عامل الملل والعياء عند
المشاركين.
مكان الاجتماع:
5- اختيار فضاء مناسب للاجتماع (
عامل الراحة )
6- الجلوس على شكل دائري،
7- تجهيز القاعة بمختلف الآليات (
المنظار الخلفي ، التلفزة ، فيديو ...)
تدبير الاجتماع :-
1- يستقبل بالترحيب
2- يمتاز بالمرونة
3- ينصت كثيرا ويتكلم قليلا
4- بشوش ولبق
5- يوضح عند الاقتضاء
6- يوجه
7- يوزع
8- يعيد الصياغة ( صياغة
المشاركين ) ليدقق أكثر
9- يربط بين الآراء
10- يلخص ويساعد المقرر
11- يحث على المشاركة ويوقف
الثرثار بطريقة لبقة
12- يوقف الاجتماع قصد الاستراحة
تجنبا للتوتر الناتج عن التعب.
13- يضبط الوقت.
الموثق أو المقرر أو الكاتب :-
1- يحرر محضر يحتوى على جميع
المعلومات المتعلقة بالاجتماع،
2- الزمان- المشاركون ، الموضوع ،
الهدف
3- مجمل التدخلات
4- الخلاصة
5- القرارات المتخذة
6- تاريخ ومكان الاجتماع المقبل
ربنا يوفق
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق