1- استخدم السر الكبير الذي
تعلمه المليونير "تشارلز شواب" لزيادة الإنتاجية :-
كان "تشارلز
شواب" مديرا لمصنع ينتج ويبيع الحديد ، وكان يعاني من ضيق الوقت ، وحلا
لهذه المشكلة استأجر خبيرا لإدارة الوقت اسمه "إيف لي" ليستنير
برأيه ويأخذ بنصيحته.
"ايف لي"
الخبير الإداري علمه طريقة سحرية لإدارة الوقت ، فسأله "شواب" ،
كم سأدفع لك لقاء هذه النصيحة ؟ لكن "ايف لي" الخبير كان ذكيا
جدا ، أخبر "شواب" أن لا يدفع له شيئا الآن ، قال له جرب هذه
الطريقة على مدى الأسابيع القادمة ثم ابعث لي بشيك بعد انتهاء التجربة.
"تشارلز شواب" كان سعيدا
جدا بالطريقة التي نجحت في تنظيم أعماله ، وبعد فترة من الزمن أرسل "تشارلز
شواب" إلى "ايف لي" شيكا بـ 25 ألف دولارا ، في ذلك
الزمن الذي كان الناس فيه لا يكسبون أكثر من دولارين في اليوم.
يا ترى ما هو هذا
السر العظيم الذي علمه "ايف لي" للمليونير "تشارلز شواب"
؟ ، إنه بكل بساطة في نهاية كل يوم ، أكتب ست نقاط من أهم الأعمال التي تنوي
القيام بعملها في الغد ، ورقمهم بالترتيب حسب الأهمية ، في اليوم التالي ابدأ بعمل
الأعمال حسب ترتيبهم على القائمة ، اشطب كل عمل تنتهي منه ثم أجل الباقي إلى اليوم
التالي وهكذا كل يوم ، لربما يبدو هذا السر العظيم بسيطا جدا ليكون مؤثرا ، ولكن
جربه اليوم على كل حال وسوف ترى النتائج.
2- طبق طريقة تحديد
الزمن أمام كل مهمة على قائمة المهمات :-
الجميع يعرف طريقة
كتابة المهمات اليومية على ورقة بشكل قائمة وهي طريقة فعالة جدا وحدها ، ولكن
لتصبح أكثر فاعلية جرب إضافة تحديد زمني أمام كل مهمة ، وحاول الالتزام بالوقت
لإكمال المهمة ، مثلا مهمة رقم 1 أكتب أمامها 90 دقيقة والمهمة رقم 2 أكتب أمامها
120 دقيقة.
وفي نهاية اليوم
أشطب على كل المهمات التي أنجزتها وأكتب بجانب كل منهم الوقت الحقيقي الذي
استغرقته لإنجازها ، وبالتالي مستقبلا يمكنك إعادة ضبط الوقت بالمقارنة بين الوقت
الذي وضعته والوقت الذي أنجزت المهمة به فعلا.
3- لإدارة وقتك
بفعالية تجنب القيام بعدة مهمات في وقت واحد :-
إن القيام بأكثر من
مهمة في الوقت الواحد ربما يشتتك ويقلل من كفاءتك في العمل وإنجاز المهمات ، في
إحدى الدراسات التي قامت بها "شركة مايكروسوفت"على موظفيها ، وجدت أن الموظفين الذين يقطعون عملهم لقرأوا الإيميلات فانهم
يحتاجون إلى 15دقيقة كاملة للعودة إلى مسار عملهم ثانية.
كما أن القيام بعدة
مهام يؤثر على نوعية وكفاءة كل عمل على حدي ، مثلا القيام بحل مسألة رياضيات بينما
تشاهد التلفاز هو عمل غير فعال أبدا ، وسوف يأخذ منك وقتا أكبر لأن أي معضلة
رياضيات سوف تحتاج لانتباهك الكامل.
لكي تتجنب الوقوع في
مطب القيام بعدة مهمات في وقت واحد افعل شيئا واحدا في الوقت الواحد ، ولا تتركه
حتى تنتهي منه كاملا ، وهذه النصيحة دائما ما يرددها الخبير العالمي "بريان
تريسي" أيضا ويسميها التعامل مع كل
مهمة لوحدها.
لكي تركز على عمل
واحد في المرة الواحدة في مكتبك ، ننصحك بإغلاق الباب وإقفال الجوال والتلفاز ،
ولا ترد على تليفون المكتب ولا الإيميل والماسنجر.
4- اتخاذ القرارات
بسرعة وتوفر الكثير من الوقت :-
يواجه الكثير منا
صعوبة في اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب ، وخاصة عندما يكون هناك خيارين ،
فتحتار وتخشى أن تتخذ القرار الخاطئ ، فتأخذ الكثير من الوقت لتسوية القرار ،
وربما يصيبك بعض الشلل التحليلي.
والطريقة الأنسب لحل
هذه المعضلة هو تحديد وقت معين أو مهلة زمنية لكل قرار تتخذه ، وهي طريقة عملية
تناسب كل القرارات سواء السهلة منها أو الصعبة ، فالسهل منها مثل ماذا تريد أن
تتناول على العشاء هذا المساء ؟ والصعب منها مثل ما هو نوع الأعمال التجارية التي
يمكن أن أبدأ بمزاولتها ؟
وعندما تضع لكل قرار
زمن محدد لتطبيقه أو مهلة زمنية ، فإن ذلك سيجنبك الوقوع في مطب الشلل التحليلي ،
وسوف توفر الكثير من الوقت ، وحالما تتخذ القرار الذي تراه الأنسب لك لا تترد أبدا
في تنفيذه والالتزام به وإلا فإنك تناقض نفسك.
إن الوقت المحدد أو
المهلة الزمنية التي تضعها لتحديد أي قرار تعتمد على عامل مهم ، وهو كمية التفكير
التي تحتاجه لاتخاذ مثل هذا القرار ، وعلى كم من الأبحاث تحتاج لصناعة قرار جيد ،
دوما ضع وقتا محددا أو مهلة زمنية مناسبة ومعقولة لاتخاذ القرار.
لنضرب أمثلة الآن
على ما سبق لمزيد من الفهم ، فقد قلنا أن اتخاذ القرارات يختلف ما بين سهل وصعب ،
فمثلا لتحدد ماذا تريد أن تتناول على العشاء ، امنح نفسك ثلاث دقائق كحد أقصى
كمهلة تفكير ، ثم احسم أمرك وقرر ، بينما قرار مهم مثل شراء منزل العمر إذا توفر
المال اللازم ، فربما يحتاج إلى مهلة نهائية ثلاثة أشهر ،عليك أثنائها أن تبحث
وتستقصي وتجمع المعلومات اللازمة ، وبعد نهاية الفترة المحددة تقرر تماما ماذا
تريد.
المهم في كل المسألة
أن تتجنب الوقوع في مطب شلل التحليلات ، أو مطب الدائرة المفرغة كما يسمونها ،
هناك مقولة يرددها المدراء دائما إن القرار الكامل والمثالي لا يأتي أبد.
5- تتجنب استنزاف الوقت
من تراكم المعلومات :-
إن المعلومات
المتراكمة يمكنها أن تكون مكلفة بالنسبة لصاحب الوقت الضيق ، عندما تعلق في مكتبك
بين الأوراق والمعلومات المتراكمة ، فإن ذلك سوف يعيقك عن اتخاذ أي قرار عملي ، ثم
تمضي أيام وشهور عدة وربما سنوات ، ولا تعمل شيئا ، إن نقص القرار العملي سيؤدي
إلى عدم تحقيق نتائج ، وبالتالي سوف تنتهي بإهدار وقتك بلا فائدة ، إذن من المهم
جدا تجنب تراكم المعلومات ، والسؤال الأهم هو كيف السبيل إلى تحقيق ذلك؟
إن البدء في قراءة
كتاب وأنت ما زلت لم تنهي من قراءة الكتاب الأول ، قد يكون معيقا لك أو حتى محبطا
، لكي تتجنب تراكم المعلومات يجب أن يكون عندك انحياز تام نحو اتخاذ خطوات عملية ،
وحتى تفعل ذلك يجب عليك أن تقرأ المعلومة حين تحتاجها فقط مثلا حين تحتاج معلومة
عن بدأ موقع على الإنترنت ، ابحث فقط عن هذه المعلومة ، لا ترضخ لأي مغريات أخرى ،
مثلا إذا وجدت معلومة عن كيف تروج لعملك التجاري أهملها ولا تقرأها ، لا تحاول عمل
تزاحم للمعلومات في دماغك ، لأنك حين تحتاج هذه المعلومة مستقبلا قد تكون نسيتها ،
وحينئذ يكون الوقت الذي أمضيته في تعلمها قد ضاع هباء منثورا.
إذا السر هو في أخذ
خطوات عملية ، اتخذ هذه الخطوات الفعلية دائما ، عندما تصل إلى نقطة تكون فيها
بحاجة إلى معلومات ، انطلق وابحث عن هذه المعلومات ، وعندما تصل إلى نقطة كفايتك
من المعلومات عن نفس الهدف الذي تبحث عنه ، فتوقف عن التعلم وضعها موضع التطبيق.
6- أنجز الكثير من
الأعمال في وقت أقل بالكتابة بسرعة أكبر :-
إنه من المهم جدا
للكتاب وللمؤلفين والطلبة تعلم فن الكتابة على الكمبيوتر ، وخاصة مع وجود
الكمبيوتر المنزلي ، لأن ذلك يجعلهم ينجزون أكثر بوقت أقل ، فمثلا إذا كنت تكتب
على الكمبيوتر 20 كلمة في الدقيقة فسوف تكون بطيئا بالنسبة لشخص يكتب 50 كلمة في
الدقيقة ، وحتى ذلك الشخص سوف يكون عمله بطيئا بالنسبة لشخص يكتب 80 كلمة في
الدقيقة.
ولتوضيح المثال بشكل
أكبر ، لنفترض أنك كاتب وتكتب على الكمبيوتر بشكل يومي ، فلكى تكتب حوالي 500 كلمة
والتي تمثل تقريبا صفحة ، سوف يكلفك هذا من الوقت 10 دقائق إذا كنت تكتب 50 كلمة
في الدقيقة ، ولكن إذا كنت تكتب 80 كلمة في الدقيقة ، فسوف تنهي الصفحة في 6 دقائق
و 25 ثانية ، وهذا سوف يوفر عليك 4 دقائق في العمل فعليا ، وقد يقول البعض إن الـ
4 دقائق ليست وقتا كبيرا ، حسنا قد يكون معكم حق ولكنها مع الأعمال الأكبر سوف
تتراكم ، فمثلا إذا كنت ستكتب خمس صفحات "حوالي 2500 كلمة" ، فهذا سوف
يكلفك 50دقيقة عند سرعة 50 كلمة في الدقيقة ، ولكن عند سرعة 80 كلمة في الدقيقة ،
سوف تأخذ فقط 31 دقيقة ونصف ، وهذا يعني توفير بمقدار 19 دقيقة.
حتى لو لم تكن تكتب
كثيرا فإن زيادة سرعة الكتابة سوف توفر عليك الكثير من الوقت ، فكر بالكثير من
الإيميلات التي تكتبها ، شغل عقلك للحظات معي إذا كنت تستطيع مضاعفة سرعة كتابة
إيميلاتك بمقدار مرتين فقط ، فهذا يعني أن بإمكانك صرف فقط نصف الوقت الذي تمضيه
الآن بكتابة إيميلاتك.
مثال أخر إذا كنت
تكتب بعض الكلمات في محركات البحث مثل جوجل ، أو تكتب عنوان أحد المواقع فإن
الكتابة بسرعة سوف توفر عليك ثواني ، وهذا صحيح فالثواني ليست بالكثير أبدا ، ولكن
فكر معي إنها تضيف إلى تراكم الوقت الكثير ، فلربما تفعل هذه الحركة مئات أو آلاف
المرات على سبيل المثال عندما تفعل ذلك 500 مرة بسرعة خمس ثواني لكل كلمة في كل
مرة ، غير ما تكون سرعتك 10 ثواني لكل كلمة ، الفرق يكون عندما تحسبها بدقة هو 42
دقيقة هل تتصور ذلك.
7- احتفظ بسجل للوقت
لتكتشف كيف يمكن أن تستغله بكفاءة أكبر :-
الاحتفاظ بسجل للوقت
يمكن أن يكون ذو فائدة عظيمة لك ، خاصة إذا شعرت أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم
لإنهاء أعمالك ، إذا فعلت ذلك فسوف تذهلك النتائج حين تكتشف كيف تصرف وقتك ، فيمكن
أن تكتشف أنك تقضي وقتا كبيرا في مطالعة الإنترنت أو تصرف وقتا أكبر من المتوقع في
الحديث مع زملائك.
للالتزام بفكرة سجل
الوقت عندما تبدأ بمهمة جديدة أو نشاط ما ، سجل على ورقة وقت ابتدائك لهذا النشاط
، وأكتب كل نشاط تزاوله في اليوم ، مثلا وقت ذهابك لغرفة غسيل الملابس ، وقت حديثك
مع زملائك ، وقت دخولك على الإنترنت ، وقت تفقدك لإيميلاتك ، وهكذا كل شيء.
في نهاية اليوم سوف
يتجمع عندك قائمة بالنشاطات التي زاولتها خلال اليوم ووقت ابتداءك لكل منها ، حسنا
الآن يمكنك حساب وقت كل نشاط من خصم الفرق بين بداية كل نشاط والنشاط الذي يليه.
بعد حصولك على الوقت
المستغرق لكل نشاط يمكنك تقسيم النتائج إلى مجموعتين ، الأولى نشاطات خاصة بالعمل
، والثانية نشاطات لا علاقة لها بالعمل ، ومن هنا يمكنك حساب نسبة الوقت الذي
تقضيه في العمل ونسبة الوقت الذي تقضيه في نشاطات غير خاصة بالعمل.
هذه النسبة يمكن
حسابها بقسمة أي طرف "نشاطات خاصة بالعمل أو نشاطات غير خاصة بالعمل "
على مجموع ساعات العمل اليومية ومن ثمة الضرب في مائة.
إن النسبتين سوف
يعطونك صورة واضحة عن كيفية صرف وقتك في النهار ، وذلك بالتأكيد سوف يفتح عينيك أكثر
على المزيد من الحقائق ، فربما تكتشف أن وقتك الذي تصرفه على النشاطات غير
المتعلقة بالعمل أكثر من المتعلقة بالعمل ببساطة ، إن معرفتك بهذه النسب سوف يعطيك
فرصة لإعادة النظر في استهلاك وقتك بطريقة صحيحة ، وتوجيه وقت أكبر للأمور
المتعلقة بالعمل ، وبالتالي استغلال وقتك بكفاءة أكبر.
8- تحقيق إنتاجية أكثر
عن طريق تقليل ساعات العمل :-
إن العمل لساعات
أطول يمكن أن يكون مهم جدا لإنجاز أكثر ، هذا الاعتقاد سائد بين معظم الناس ، لكن
خبراء التطوير الذاتي لديهم رأي أخر ، إذ أنهم يرون أنه على المدى البعيد ســـوف
تنتهي الأمور بإنتاجيـة أقل وإنجاز أقل ولكن كيف يحصل ذلك ؟ !
دعنا نشرح هذه
النقطة ،على سبيل المثال في عام 1926 م كان "هنري فورد" مؤسس
"شركة فورد للسيارات" ، هو صاحب فكرة اعتماد طريقة العمل لمدة 40
ساعة في الأسبوع ، حيث أثبتت خبراته وتجاربه أن العمل ثماني ساعات في اليوم لمدة
خمسة أيام في الأسبوع ، أعطى أداء وإنتاجية أكثر لدى العمال من العمل 6 أيام لمدة
10 ساعات ، والسبب في ذلك يعود إلى أن إعطاء يومين راحة للعمال ، يساهم في تجديد
نشاطهم وإعطائهم طاقة أكبر للعمل من جديد.
أنه بإمكانك عمل
تجاربك الخاصة لمشاهدة إذا كان العمل لساعات طويلة يقلل من إنتاجيتك أو لا ، ولكي
تفعل ذلك احتفظ بسجل للوقت لقياس إنتاجيتك حسب طول ساعات العمل ، أحسب نسبة الوقت
الذي تقضيه في مهمات لصالح العمل ، والمهمات التي ليس لها علاقة بالعمل.
حاول أن تبدأ بعمل
سجل للوقت لمدة أسبوع لساعات عمل مختلفة المدة ، مثلا ممكن تسجل العمل لمدة 40
ساعة في أسبوع ، و 50 ساعة في أسبوع ، و60 ساعة في أسبوع ، وبناء على تجاربك يمكنك
أن تقرر إذا كان عملك لساعات أطول يقلل من إنتاجيتك أو يزيدها.
قد تكون طريقة العمل
لمدة 40 ساعة في أسبوع أثبتت أنها الطريقة الأفضل للعمل ، منذ أن مارسها "هنري
فورد" ، لكن هذا لا يعني أبدا أن عليك الالتزام بها ، من الأفضل لك أن
تكتشف بنفسك طريقة العمل الخاصة بك والتي تناسب قدراتك ، حاول أن تكتشف أطول عدد
من الساعات التي يمكنك أن تعملها خلال الأسبوع ، مع الاحتفاظ بنسبة إنتاجية عالية
، اعتبر هذا تحديا لك.
9- توقف عن مشاهدة
التلفاز لتكسب أكثر من 1400ساعة في السنة :-
يعتبر التلفاز أكبر
مضيعة للوقت في عصرنا الحاضر ، دعونا نقرأ معا نتائج إحصائية جرت في أمريكا في
الأعوام السابقة ، حيث تقول الإحصائية أن الأمريكيون يشاهدون التلفاز بمعدل 4ساعات
يوميا ، وهو ما يعادل 1460ساعة في السنة ، ببساطة أكبر تساوي 36 ونص أسبوع عمل ،
ما يقارب 9 أشهر عمل ، هل تستطيعون تصور ذلك ؟ ، إن هذا يعني أن متوسط ما يخسره
المواطن الأمريكي العادي هو 9 أشهر من العمل من أجل مشاهدة التلفاز.
نستنتج من ذلك أنك
إذا توقفت عن مشاهدة التلفاز اليوم ، فبإمكانك أن تنجز الكثير من العمل ، تخيل أنه
لديك 9 أشهر وقت عمل زيادة أو وقت فراغ في رصيدك ، ماذا يمكنك أن تفعل بها ؟
بإمكانك استغلالها في تعلم لغة جديدة ، أو تعلم مهارة جديدة ، مثل تعلم لعبة
الكاراتيه ، فخلال 9 أشهر سوف تتقدم كثيرا.
إذا شعرت أنه ليس
لديك الوقت الكافي في يومك لإنجاز كل أعمالك ، جرب هذه الفكرة توقف عن مشاهدة
التلفاز ولاحظ كم سيزيد هذا من وقتك وإنجاز أعمالك ، قد تكون البداية صعبة أو غير
واقعية إلى حد ما ، ولكن يمكنك عملها الآن فقط ابدأ الآن.
بالإضافة إلى أن
التوقف عن مشاهدة التلفاز سوف يوفر المزيد من الوقت لأعمالك ، فهو أيضا سيوفر مالك
لأنك لن تعود بحاجة لدفع المزيد من المال على المصروفات الخاصة بالاشتراك بالكيبل
والقنوات المشفرة واستهلاك الكهرباء.
للتوقف عن مشاهدة
التلفاز سوف تحتاج إلى ممارسة سلوك الانضباط الذاتي ، الذي يعني أن تلزم نفسك
بعادة جديدة ، وهي عدم مشاهدة التلفاز ، ولتحقيق ذلك أجبر نفسك خلال الـ 21 يوما
القادمة بترك مشاهدة أي تلفاز ، ولا تتساهل مع نفسك إذا خرقت هذه القاعدة حتى ولو
ليوم واحد ، حينها عليك أن تبدأ من جديد بـ 21 يوما جديدا.
في نهاية الـ 21
يوما سوف تجد الأمور أسهل من قبل ، وستستمر بعادة "عدم مشاهدة التلفاز"
، وعلميا إن أي عادة تحتاج إلى 3 أسابيع للالتزام بها ، هكذا يقول خبراء التطوير
الذاتي ، وفي نهاية الثلاثة أسابيع سوف تتولد لديك عادة جديدة ، وهي التخلي عن
مشاهدة التلفاز ، وبالتالي سوف تكسبك المزيد من الوقت للعمل ، ووقت الفراغ الذي
يمكنك استغلاله جيدا.
10- جرب الاستماع
إلى الموسيقى أثناء العمل لزيادة الإنتاج :-
أثبتت الدراسات
العلمية أن الإنسان العامل يمكن أن يزيد من إنتاجيته في العمل ، بواسطة الاستماع
إلى الموسيقى أثناء العمل باستخدام سماعات الأذن ، ورغم أننا تعلمنا ونحن صغارا أن
أي إزعاج يمكن أن يؤثر على تركيزنا ، لكن هذه دراسة علمية أثبتتها عدة إحصائيات
قام بها خبراء مختصون في هذا المجال حديثا.
قد تم إجراء دراسة
على موظفين وتوصلوا من خلالها إلى أن الموظف الذي يستمع للموسيقى خلال العمل
بواسطة سماعات الأذن زادت إنتاجيته بمقدار 10 % عن الموظف الذي لا يستمع للموسيقى
، هنا أكدت الدراسة أيضا أنه لا يهم إذا كان عملك يتطلب مهارة عالية أو مهارة أقل
فالموسيقى تزيد الإنتاجية في الحالتين.
11- استخدام شاشة
كبيرة لزيادة الإنتاج :-
إذا كنت تستخدم شاشة
كمبيوتر بحجم 15 بوصة أو 17 بوصة ، فمن الأفضل لك أن تستبدلها بشاشة حجمها أكبر ،
فقد أثبتت الأبحاث أن استخدام شاشة أكبر سوف يزيد من إنتاجيتك.
فإن الأشخاص الذين
استخدموا شاشة 24 بوصة أنجزوا مهام عملهم بزمن قياسي ، أسرع بـ 52 % من الزمن من
الأشخاص الذين استخدموا شاشة 18 بوصة ، كما أن الأشخاص الذين استخدموا شاشتين 20
بوصة كانوا أسرع بـ 24 % من الأشخاص الذين استخدموا شاشة واحدة 18 بوصة.
إن معظمنا لا يستطيع
الاستغناء عن الكمبيوتر في عمله ولذا إذا أردت زيادة إنتاجيتك وإنجاز عمل أكثر في
وقت أقل ، فعليك بشراء شاشة أكبر ، صحيح إن ذلك سوف يكلفك مالا أكثر ، ولكن إنجازك
العمل في وقت أقل سوف يقلل من الوقت الإضافي المهدور.
ويمكنك أن تفسح
المجال أكثر لنفسك باستخدام شاشتين في العمل ، وذلك سوف يعطيك فرصة أكبر للاستمتاع
بالعمل ، بعض الشركات تمنح موظفيها شاشتين للعمل من أجل زيادة إنتاجيتهم ، فإذا
كانت تنجح معهم ، لماذا لا تنجح معك ؟ !
كما يمكنك محاولة
استخدام 3 شاشات في المرة الواحدة ، وهي تجربة مثيرة فعلا وهناك معلومات على
الإنترنت يمكن أن تساعدك في كيفية العمل مع عدد من الشاشات سويا.
والسؤال الذي يطرح
نفسه الآن ماذا تفعل إذا كان مكان عملك ما زال يستخدم شاشة صغيرة ؟
الجواب ببساطة وبدون
تعقيد بإمكانك إحضار شاشتك الخاصة لمكان عملك والعمل عليها ، أما إذا أحببت فكرة
الشاشتين ، فبإمكانك إحضار اثنتين ، لا تتوقع أحدا أن يدفع لك لتطبيق هذه الأفكار
، اعتمد على نفسك.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق