تتميز كتابة توصيف العمل (الوظيفة) بالدقة والصعوبة . وهي تجبر الكاتب على أن يفكر بوضوح ودقة في اللغة التي سيكتب بها والتي يجب أن تكون بسيطة ومختصرة. ويكون شكل التوصيف المجهَّز جيداً بسيطاً وبالتالي من المحتمل أن يكون إنتاجه مهمة بسيطة نوعاً ما. وليس هذا صحيحاً دائماً ، فالتوصيف الجيد يكون موجزاً وواضحاً ودقيقاً وهي جميعاً خصائص وصفات تتطلب أسلوباً منظماً ودقيقاً.
(أ ) تنظيم المادة Organization of the Material
(i) إن أول شئ يفعله المحلِّل
بعد فحص وتنقيح البيانات ، هو أن يحدِّد الواجبات الأساسية والبسيطة (بدلالة الوقت
المستغرق) للوظيفة أو العمل . بعدها يختار الواجبات الأكثر أهمية ويكوِّن فقرة عن
كلٍ منها يخبر فيها القارئ عن ماذا يتم فعله وكيف يتم تنفيذه ولماذا يتم تنفيذه.
وقد تبدأ الفقرة بعبارة موجزة موضوع تحتها خطاً وتعطى باختصار أساس الفقرة كلها.
وقد تكون العبارة الموجزة البداية لجملة أطول وبالتالي ستتناول فقط ما تم تنفيذه .
مثال ذلك:
" مراجعة إجراءات مكتبية وطرق لتحقيق
سريان أسرع وأكثر كفاءة للوثائق إلى الوحدات التي ستأخذ القرارات المطلوبة" .
وقد تكون العبارة الموجزة جملاً قصيرة منفصلة
والتي تعطي الأساس للفقرة كلها . مثال ذلك:
"يتسلَّم ويصنِف مكالمات تليفونية ، ويجيب
على تليفونات الإدارات معطياً معلومات عن أنشطة الإدارات والأفراد حتى أمكن ذلك ،
أو تحويل المكالمات إلى الشخص المطلوب أو المؤهَّل للإجابة عن الإستفسار . ويصنِّف
المكالمات ويضعها تحت طلب المسئولين عن الإدارات لتوفير وقت المسئولين في الوصول
إلى الشخص المطلوب أو يقوم بتحويل المعلومات إلى مسئول أو كاتب آخر".
وليس من الضروري دائماً أن نشرح لماذا يتم
إتخاذ قرار ما أو حتى كيف يتم تنفيذه في بعض الحالات. وفي حالة الواجبات البسيطة
جداً ، يتم البرهنة ذاتياً عن كيف يتم التنفيذ ولماذا يتم. وفي المثال السابق نجد
أن "لماذا" و"ماذا" غير واضحتين ، بينما نجد أن
"كيف" واضحة حيث أن كل قارئ يعرف كيف يعمل التليفون الآن.
(ii) وعندما يحدِّد المحلِّل
ويصنِّف الواجبات ويحدِّد نسبة الزمن المستغرق في أداء كل واجب ، فإن الخطوة
التالية هي كتابة ملخصاً مختصراً عن واجبات العمل أو الوظيفة. وعادة مايتكون هذا
الملخص من فقرة واحدة فقط وقد تحتوى على جملة أو عدة جمل . ويجب توصيف الوظيفة أو
العمل باستخدام مصطلحات عامة على أن يُراعى مطابقتها لصيغة "ماذا" و
"كيف" و"لماذا".
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق